ความแตกต่างระหว่าง cc และ bcc

ความหมายของคำสองคำนี้อาจเห็นได้ชัดสำหรับทุกคนเมื่อเราเริ่มใช้อีเมลครั้งแรก แต่พวกเขาค่อนข้างล้าสมัยในวันนี้ ทั้ง CC และ BCC เป็นวิธีการส่งสำเนาของอีเมลเดียวกันไปยังผู้รับหลายคน CC ย่อมาจาก“ Carbon Copy” และ BCC ย่อมาจาก“ Blind Carbon Copy” ความแตกต่างระหว่างทั้งสองคือผู้รับทุกคนสามารถเห็นที่อยู่ที่คุณเพิ่มลงในฟิลด์ CC ในขณะที่ไม่มีใครเห็นฟิลด์ใน BCC

ดูบทความของเราผู้ให้บริการอีเมล์ฟรีที่ดีที่สุด

สามฟิลด์ผู้รับ

มันง่ายพอ ๆ กันในการเพิ่มที่อยู่อีเมลของผู้คนลงในฟิลด์ใดฟิลด์หนึ่งเหล่านี้ แต่คุณควรพิจารณาว่าใครต้องการรับอีเมลเฉพาะและวิธีการ ขึ้นอยู่กับสิ่งต่าง ๆ เช่นความสัมพันธ์ของคุณองค์กรที่คุณทำงานวัฒนธรรมและที่ตั้ง

ผู้คนมักใช้ฟิลด์เหล่านี้อย่างไม่เหมาะสม สิ่งนี้ทำให้วัตถุประสงค์ของอีเมลครอบคลุมน้อยกว่าผู้ที่ได้รับ แต่ถ้าคุณใช้อย่างถูกต้องมันจะช่วยให้ผู้รับทราบว่าการอ่านอีเมลของคุณควรอยู่ในลำดับความสำคัญหรือไม่

คุณสามารถพิมพ์ที่อยู่ลงในช่องสามช่องต่อไปนี้:

ถึง - ผู้รับในฟิลด์นี้เป็นผู้ชมหลักของข้อความ

CC - ผู้รับเหล่านี้จะได้รับสำเนาของข้อความดังนั้นมันเกือบจะเหมือนกับการเพิ่มผู้คนในฟิลด์ถึง

BCC - ผู้ส่งสามารถแจ้งให้บุคคลอื่นทราบถึงการสื่อสารที่เกิดขึ้น ไม่มีใครที่เกี่ยวข้องจะเห็นที่อยู่ของพวกเขา

ผู้คนยังใช้ BCC เมื่อพวกเขาไม่ต้องการสร้างความสับสนให้ผู้อื่นด้วยรายการที่อยู่ที่มีความยาวอย่างไม่น่าเชื่อ ยิ่งไปกว่านั้นมันเป็นตัวเลือกที่ดีเมื่อผู้รับไม่ควรรู้จักซึ่งกันและกัน สิ่งสำคัญคือต้องทราบว่าทั้งใน CC และ BCC จะไม่เห็นคำตอบของผู้รับอื่น ๆ

วิธีใช้ฟิลด์ถึง

หากคุณต้องการเข้าถึงคนแปดคนคุณสามารถใส่หนึ่งที่อยู่ในฟิลด์ถึงและที่เหลืออีกเจ็ดรายการในฟิลด์ CC แต่คุณสามารถวางทั้งแปดไว้ในฟิลด์ถึง มันไม่ได้สร้างความแตกต่างมากนักเพราะพวกเขาทั้งหมดจะได้รับอีเมลเดียวกัน พวกเขาจะสามารถเห็นผู้รับที่เหลือได้เช่นกัน

อย่างไรก็ตามสิ่งต่าง ๆ จะแตกต่างกันเล็กน้อยถ้าคุณฝึกฝนมารยาทในอีเมลที่เหมาะสม หากเป็นกรณีนี้คุณควรเพิ่มผู้รับที่ได้รับผลกระทบโดยตรงจากข้อความของคุณ ดังนั้นหากคุณต้องการให้บุคคลบางคนลงมือปฏิบัติบางอย่างให้ใส่พวกเขาลงในฟิลด์ถึง ชื่อของที่อยู่ของผู้ที่คุณส่งไปนั้นควรจะรวมอยู่ในตอนต้นของอีเมล สิ่งที่เรียบง่ายเช่น“ Dear Andrea, Samantha และ John” น่าจะเพียงพอแล้ว

กล่าวโดยย่อให้ใช้ฟิลด์ถึงเพื่อกำหนดเป้าหมายผู้ที่คุณต้องการกระตุ้นให้ดำเนินการ

วิธีใช้ฟิลด์ CC

เมื่อคุณวางที่อยู่ในฟิลด์ CC รายชื่อที่คุณสร้างจะปรากฏแก่ผู้รับทุกคน หน้าที่หลักของฟิลด์ CC คือเพื่อให้ผู้รับรายอื่นรู้ว่าการสื่อสารนี้กำลังเกิดขึ้น การรวมที่อยู่ฟิลด์นี้ก็เหมือนกับการพูดว่า“ สำหรับข้อมูลเท่านั้น” ในกรณีนี้คุณควรคาดหวังเพียงการตอบสนองที่ "รู้ดี" จากผู้รับ

นอกจากนี้ผู้คนยังอ้างถึง CC ว่าเป็น "สำเนาความเอื้อเฟื้อ"

วิธีใช้ฟิลด์ BCC

ใครก็ตามที่อยู่ที่คุณอยู่ในช่อง BCC จะไม่เห็นผู้รับในช่องถึงและสำเนาถึง หากคุณต้องการให้ใครบางคนเห็นเนื้อหาของอีเมล แต่ไม่ดำเนินการให้เพิ่มที่อยู่ของพวกเขาใน BCC นอกจากนี้ยังเป็นตัวเลือกที่ดีที่จะใช้เมื่อคุณต้องการแบ่งปันข้อมูลเดียวกันกับกลุ่มคนในคราวเดียว แต่ไม่ต้องการให้ใครเห็นว่ามีใครได้รับบ้าง

ฟิลด์ BCC ยังมีประโยชน์อย่างมากในสถานการณ์หรือข้อโต้แย้งที่ละเอียดอ่อน มันเป็นวิธีการลับที่จะให้คนอื่นฟังโดยที่ผู้รับไม่รู้เรื่องนี้ ตัวอย่างเช่นคุณสามารถเพิ่มที่อยู่ผู้จัดการของคุณลงในช่อง BCC เมื่อลูกค้าขอเงินคืน

วิธีใช้ปุ่มตอบกลับทั้งหมด

หากคุณเป็นผู้รับอีเมลและต้องการตอบกลับผู้ส่งคุณมีสองตัวเลือกคือ - ตอบกลับและตอบกลับทั้งหมด ปุ่มตอบกลับอนุญาตให้คุณตอบกลับไปยังผู้ส่งโดยตรงเพื่อไม่ให้ผู้รับอื่นเห็นข้อความของคุณ นอกจากนี้ยังมีปุ่มตอบกลับทั้งหมดซึ่งจะส่งการตอบกลับของคุณไปยังผู้รับทั้งหมดที่มีที่อยู่ในฟิลด์ถึงและสำเนาถึงโดยอัตโนมัติ

แม้ว่าจะสะดวกปุ่มตอบกลับทั้งหมดอาจไม่ใช่ตัวเลือกที่ดีเสมอไป คุณควรใช้เมื่อมีความสำคัญสำหรับผู้รับทุกคนที่จะได้รับข้อความของคุณ

ผู้ใช้ส่วนใหญ่คลิกหรือกดปุ่มนี้โดยไม่ทราบ อาจเป็นเรื่องที่น่ารำคาญสำหรับผู้รับที่ไม่สนใจคำตอบของคุณ การคลิกที่ปุ่มนี้โดยไม่ตั้งใจอาจทำให้อึดอัดมากโดยเฉพาะถ้าคุณแบ่งปันข้อมูลส่วนบุคคลกับผู้ส่งและไม่ต้องการให้ผู้เข้าร่วมคนอื่นอ่าน การคำนึงถึงวิธีการใช้ฟังก์ชั่นนี้ของคุณจึงช่วยลดความยุ่งยากมากมายให้กับทุกคนที่เกี่ยวข้อง

ใช้ปุ่มตอบกลับทั้งหมดเมื่อจำเป็นเท่านั้นที่ผู้แต่งดั้งเดิมและทุกคนในรายชื่อผู้รับจะเห็นคำตอบของคุณ การอภิปรายกลุ่มเกี่ยวกับโครงการทำงานเป็นตัวอย่างที่ดีของเรื่องนี้

อย่าใช้ตัวเลือกตอบกลับทั้งหมดเมื่อ:

• มีผู้รับอย่างน้อยหนึ่งคนที่ไม่ต้องการเห็นคำตอบของคุณ
• ข้อความของคุณเป็นอะไรที่เรียบง่ายอย่าง“ เอาล่ะ” หรือ“ ขอบคุณ!”

สิ่งที่ต้องจำไว้

อย่าลืมติดตามผู้ที่คุณส่งอีเมลถึงและทำไม ใช้ฟิลด์ถึงสำเนาถึงและสำเนาลับถึงอย่างระมัดระวังและจรรยาบรรณอีเมลของคุณจะดีขึ้นอย่างมาก

คุณควรติดตามว่าคุณเป็นผู้รับ (ถึง) หรือได้รับสำเนา (CC) หรือไม่ ด้วยวิธีนี้คุณสามารถตัดสินใจได้ว่าอีเมลต้องการความสนใจทันทีหรือไม่

เมื่อตอบกลับอีเมลเป็นการดีที่สุดที่จะส่งการตอบกลับแบบมาตรฐานและเพิ่มผู้รับอื่น ๆ ด้วยตนเอง คุณสามารถคัดลอกที่อยู่ของพวกเขาจากอีเมลต้นฉบับเพื่อให้ง่ายขึ้น แต่ในกรณีใด ๆ ให้ตรวจสอบรายชื่อผู้รับอีกครั้งก่อนที่จะกด“ ส่ง”