วิธีการเรียงตัวอักษรอัตโนมัติในแผ่นงาน Google

Google ชีตและ Microsoft Excel แบ่งปันคุณสมบัติที่คล้ายกันมากมาย สิ่งที่คุ้นเคยกับ Excel จะพบว่าแม้ว่าคุณลักษณะส่วนใหญ่จะเหมือนกัน แต่การค้นหาใน Google ชีตอาจกลายเป็นอุปสรรคในการทำความคุ้นเคยกับโปรแกรม

ดูบทความของเราวิธีการใช้สูตรกับทั้งคอลัมน์ใน Google ชีต

ความสามารถในการเรียงลำดับและกรองข้อมูลของคุณตามลำดับตัวอักษรหรือตัวเลขเป็นหนึ่งในคุณสมบัติที่ใช้บ่อยกว่าใน Microsoft Excel สามารถพูดแบบเดียวกันกับ Google ชีตได้ อย่างไรก็ตามวิธีการดำเนินงานอาจแตกต่างกันเล็กน้อย

“ ฉันคุ้นเคยกับ Excel มากขึ้น แต่เจ้านายของฉันต้องการให้เราใช้ Google ชีตตอนนี้ การจัดระเบียบสเปรดชีตเป็นส่วนหนึ่งของงาน คุณช่วยได้ไหม”

ส่วนที่ดีเกี่ยวกับชีตเช่นเดียวกับ Excel คุณไม่ต้องกังวลกับการแก้ไขด้วยตนเองเมื่อคุณต้องการเรียงลำดับหรือกรองข้อมูลของคุณ มีวิธีการเรียงลำดับคอลัมน์โดยอัตโนมัติโดยใช้ฟังก์ชั่นที่มีให้ในแท็บหรือผ่านสูตรที่คุณสามารถวางลงในเซลล์ได้โดยตรง

จัดระเบียบ Google ชีตโดยอัตโนมัติตามลำดับตัวอักษร

ลิงค์ด่วน

• จัดระเบียบ Google ชีตโดยอัตโนมัติตามลำดับตัวอักษร
  • การเรียงลำดับข้อมูล & การใช้ตัวกรอง
    • การเรียงลำดับข้อมูล
    • การกรองข้อมูล
    • การใช้ตัวกรองภายในสเปรดชีตของ Google
    • สร้างมุมมองตัวกรอง
  • Google ชีต: การเรียงลำดับตัวอักษรบนเดสก์ท็อป
    • เรียงลำดับตัวอักษรข้อมูลของคุณโดยอัตโนมัติโดยใช้สูตร
  • Google ชีต: การเรียงลำดับตัวอักษรบนอุปกรณ์มือถือ

ขั้นตอนด้านล่างจะแสดงรายละเอียดวิธีการจัดระเบียบข้อมูล Google ชีตของคุณโดยอัตโนมัติ ฉันจะมุ่งเน้นไปที่วิธีการทำตามตัวอักษร แต่ยังสามารถใช้ข้อมูลเดียวกันได้หากคุณต้องการจัดระเบียบข้อมูลเป็นตัวเลข

อย่างไรก็ตามก่อนที่เราจะดำเนินการตามเป้าหมายสุดท้ายฉันต้องการทำความคุ้นเคยกับความแตกต่างระหว่างการเรียงลำดับและการกรองวิธีใช้ตัวเลือกอย่างใดอย่างหนึ่งสำหรับสถานการณ์ใด ๆ ที่คุณอาจต้องใช้ มุมมองตัวกรอง

หากคุณมีความเข้าใจที่ดีเกี่ยวกับการเรียงลำดับและการกรองและต้องการไปที่ตัวอักษรอัตโนมัติคุณสามารถข้ามบทความลงไปได้อีก สำหรับคนอื่นที่ต้องการเรียนรู้อะไรเรามีเรื่องให้ทำมากมายดังนั้นเริ่มต้นกันเลย

การเรียงลำดับข้อมูล & การใช้ตัวกรอง

เมื่อคุณวิเคราะห์และทำงานภายใน Google ชีตเนื้อหาจะเริ่มสะสมมากขึ้นเรื่อย ๆ นี่คือเมื่อความสามารถในการจัดระเบียบข้อมูลกลายเป็นสิ่งที่สำคัญกว่ามาก Google ชีตช่วยให้คุณสามารถจัดระเบียบข้อมูลนั้นใหม่โดยการจัดเรียงและใช้ตัวกรองกับมัน คุณสามารถทำได้ทั้งตัวอักษรและตัวเลขตัวเลือกขึ้นอยู่กับคุณ คุณยังสามารถใช้ตัวกรองเพื่อ จำกัด ข้อมูลและแม้แต่ซ่อนส่วนที่เลือกไว้จากมุมมอง

การเรียงลำดับข้อมูล

ในการจัดเรียงข้อมูล:

1. จากเบราว์เซอร์ของคุณ (แนะนำให้ใช้ Google Chrome) ให้เปิดสเปรดชีตใน Google ชีต
2. เน้นเซลล์หรือเซลล์ที่คุณต้องการเรียงลำดับ
   • คุณสามารถคลิกซ้ายเซลล์เดียวเพื่อไฮไลต์ สำหรับหลายเซลล์ให้คลิกซ้ายที่เซลล์เริ่มต้น กด Shift ค้างไว้จากนั้นคลิกซ้ายในเซลล์สุดท้าย
   • สามารถเลือกหลายเซลล์ได้ด้วยการคลิกซ้ายที่เซลล์และ กด Ctrl ค้าง ไว้และคลิกซ้ายที่เซลล์อื่น สิ่งนี้จะช่วยในกรณีที่เซลล์ที่คุณต้องการเรียงลำดับนั้นไม่เรียงตามลำดับ
   • หากต้องการเลือกทั้งแผ่นให้คลิกที่มุมซ้ายบนของแผ่นงานหรือกด Ctrl + A พร้อมกัน
3. จากนั้นคลิกแท็บ“ ข้อมูล” และเลือก จัดเรียงช่วง … จากตัวเลือก
4. ในหน้าต่างป๊อปอัปหากคอลัมน์ของคุณมีชื่อให้ทำเครื่องหมายในช่องถัดจาก ข้อมูลมีแถวส่วนหัว
5. เลือกคอลัมน์ที่คุณต้องการเรียงลำดับโดยเปลี่ยน "เรียงลำดับตาม" เป็นคอลัมน์นั้น จากนั้นเลือกลำดับการเรียงโดยคลิกรัศมี AZ เพื่อเลื่อนลงหรือ ZA เพื่อเลื่อนขึ้น
   • หากคุณมีกฎการเรียงลำดับเพิ่มเติมที่คุณต้องการใช้ให้คลิก เพิ่มคอลัมน์การจัดเรียงอื่น ลำดับของกฎของคุณจะกำหนดวิธีการเรียงลำดับ
   • คุณสามารถคลิกที่ไอคอน ถังขยะ ทางด้านขวาของกฎเพื่อลบทิ้ง
6. จบด้วยการคลิกที่ปุ่ม เรียง และช่วงของคุณจะถูกจัดเรียงตามกฎของคุณ

การกรองข้อมูล

การเพิ่มตัวกรองลงในข้อมูลของคุณจะช่วยให้คุณสามารถซ่อนข้อมูลที่คุณไม่ต้องการให้ปรากฏ คุณจะยังสามารถดูข้อมูลทั้งหมดของคุณได้เมื่อปิดตัวกรองแล้ว ตัวกรองและมุมมองตัวกรองทั้งสองช่วยในการวิเคราะห์ชุดข้อมูลภายในสเปรดชีต

ตัวกรอง เป็นที่ต้องการเมื่อ:

• ให้ทุกคนที่เข้าถึงสเปรดชีตของคุณดูตัวกรองเฉพาะเมื่อเปิด
• คุณต้องการให้ข้อมูลที่มองเห็นยังคงถูกจัดเรียงหลังจากตัวกรองถูกนำไปใช้

ในขณะที่ มุมมองตัวกรอง มีประโยชน์มากกว่าหาก:

• คุณต้องการตั้งชื่อและบันทึกหลายมุมมอง
• ต้องการมุมมองหลายมุมสำหรับผู้อื่นที่ใช้สเปรดชีต ตัวกรองถูกเปิดใช้งานโดยบุคคลดังนั้นจึงช่วยให้พวกเขาสามารถดูตัวกรองที่แตกต่างกันในเวลาเดียวกันคนอื่นอาจใช้สเปรดชีต
• การแบ่งปันตัวกรองต่าง ๆ กับผู้คนเป็นสิ่งสำคัญ ลิงก์มุมมองตัวกรองที่แตกต่างกันสามารถส่งไปให้คนอื่นได้ซึ่งให้ทุกคนทำงานกับสเปรดชีตพร้อมข้อมูลที่เกี่ยวข้องมากที่สุดสำหรับแต่ละคน

เพียงจำไว้ว่าตัวกรองสามารถนำเข้าและส่งออกได้ตามต้องการในขณะที่มุมมองตัวกรองไม่สามารถทำได้

การใช้ตัวกรองภายในสเปรดชีตของ Google

เมื่อเพิ่มตัวกรองลงในสเปรดชีตแล้วใครก็ตามที่ดูว่าสเปรดชีตสามารถเห็นตัวกรองได้เช่นกัน หมายความว่าทุกคนที่มีสิทธิ์แก้ไขสามารถแก้ไขตัวกรองได้ ตัวกรองเป็นวิธีที่ดีในการซ่อนข้อมูลชั่วคราวในสเปรดชีต

ในการกรองข้อมูลของคุณ:

1. จากเบราว์เซอร์ของคุณ (แนะนำให้ใช้ Google Chrome) ให้เปิดสเปรดชีตใน Google ชีต
2. เลือกช่วงเซลล์ที่คุณต้องการกรองโดยใช้วิธีการเดียวกับรายละเอียดในส่วน การเรียงลำดับข้อมูล ของบทความ
3. คลิกแท็บ“ ข้อมูล” จากนั้นเลือก สร้างตัวกรอง สิ่งนี้จะวางไอคอน ตัวกรอง ภายในเซลล์แรกของช่วงที่คุณเลือก เซลล์ทั้งหมดภายในช่วงตัวกรองจะถูกห่อหุ้มในกรอบสีเขียว
4. คลิกที่ไอคอน ตัวกรอง เพื่อให้ตัวเลือกตัวกรองต่อไปนี้ปรากฏขึ้น:
   • กรองตามเงื่อนไข - เลือกจากรายการเงื่อนไขหรือเขียนของคุณเอง ตัวอย่างเช่นหากเซลล์ว่างเปล่าหากข้อมูลน้อยกว่าจำนวนที่กำหนดหรือถ้าข้อความมีตัวอักษรหรือวลีที่แน่นอน
   • กรองตามค่า - ยกเลิกการเลือกจุดข้อมูลใด ๆ ที่คุณต้องการซ่อนและคลิกตกลง หากคุณต้องการเลือกจุดข้อมูล ทั้งหมด คลิก เลือกทั้งหมด นอกจากนี้คุณยังสามารถยกเลิกการเลือกจุดข้อมูลทั้งหมดโดยคลิกล้าง
   • ค้นหา - ค้นหาจุดข้อมูลโดยพิมพ์ในช่องค้นหา ตัวอย่างเช่นการพิมพ์“ J” จะย่อรายการของคุณให้เหลือแค่ชื่อที่ขึ้นต้นด้วย J
5. หากต้องการปิดใช้งานตัวกรองเพียงคลิกแท็บ "ข้อมูล" อีกครั้งจากนั้นเลือก ปิดตัวกรอง
   • สามารถเรียงลำดับข้อมูลได้ในขณะที่ใช้งานและเปิดใช้งานตัวกรอง
   • เฉพาะข้อมูลในช่วงที่ถูกกรองเท่านั้นที่จะถูกจัดเรียงเมื่อเลือกที่จะเรียงลำดับ

สร้างมุมมองตัวกรอง

วิธีสร้างบันทึกหรือลบมุมมองตัวกรอง:

1. จากเบราว์เซอร์ของคุณ (แนะนำให้ใช้ Google Chrome) ให้เปิดสเปรดชีตใน Google ชีต
2. คลิกแท็บ“ ข้อมูล” จากนั้นเลือก มุมมองตัวกรอง… ตามด้วย สร้างมุมมองตัวกรองใหม่
3. มุมมองตัวกรองจะถูกบันทึกโดยอัตโนมัติ ตอนนี้คุณสามารถจัดเรียงและกรองข้อมูลใด ๆ ที่คุณต้องการ
4. ปิดมุมมองตัวกรองของคุณโดยคลิก 'X' ที่มุมบนขวาของสเปรดชีต
5. คลิกที่ไอคอน ล้อเฟือง ที่มุมขวาบนของสเปรดชีตสำหรับหนึ่งในตัวเลือกต่อไปนี้:
   • เปลี่ยนชื่อ - เปลี่ยนชื่อเรื่องของมุมมองตัวกรอง
   • ช่วงการอัปเดต - สิ่งนี้ไม่สำคัญเท่าที่คุณสามารถทำได้โดยตรงในมุมมองตัวกรอง ช่วยให้คุณเปลี่ยนช่วงของเซลล์ที่เลือกสำหรับมุมมองตัวกรอง
   • ทำซ้ำ - สร้างสำเนาที่เหมือนกันไปยังมุมมองตัวกรองปัจจุบัน
   • ลบ - ลบมุมมองตัวกรอง

Google ชีต: การเรียงลำดับตัวอักษรบนเดสก์ท็อป

ในการจัดเรียงช่วงเซลล์ตามตัวอักษรบนเดสก์ท็อปของคุณ:

1. จากเบราว์เซอร์ของคุณ (แนะนำให้ใช้ Google Chrome) ให้เปิดสเปรดชีตใน Google ชีต
2. เลือกข้อมูลที่คุณต้องการเรียงลำดับทีละหนึ่งคอลัมน์ นี่เป็นสิ่งสำคัญเพื่อไม่ให้จัดเรียงส่วนอื่น ๆ ของสเปรดชีตของคุณซึ่งอาจไม่สัมพันธ์กับช่วงที่ต้องการ
   • เน้นเซลล์ด้านบนในคอลัมน์ข้อมูลของคุณไปจนถึงเซลล์สุดท้าย
3. คลิกแท็บ“ ข้อมูล” จากนั้นเลือกหนึ่งในตัวเลือกต่อไปนี้:
   • จัดเรียงช่วงตามคอลัมน์ A → Z - นี่จะเรียงลำดับข้อมูลที่เลือกทั้งหมดภายในช่วงตามลำดับตัวอักษรโดยไม่รบกวนพื้นที่อื่น ๆ ของสเปรดชีต
   • จัดเรียงแผ่นงานตามคอลัมน์ A → Z - เป็นการปรับข้อมูลทั้งหมดในสเปรดชีตตามตัวอักษรโดยสัมพันธ์กับช่วงข้อมูลที่เน้น
4. ทั้งสองทางเลือกควรมีการจัดเรียงข้อมูลของคุณใหม่ตามลำดับตัวอักษร
   • หากคุณรู้สึกว่าคุณทำผิดพลาดคุณสามารถแก้ไขได้อย่างง่ายดายโดยกด Ctrl + Z (Windows) หรือ ⌘ Command + Z (Mac) เพื่อเลิกทำการเรียงลำดับข้อมูลล่าสุด

เรียงลำดับตัวอักษรข้อมูลของคุณโดยอัตโนมัติโดยใช้สูตร

แม้ว่าขั้นตอนก่อนหน้านี้สามารถพิจารณาได้โดยอัตโนมัติ แต่ยังมีการป้อนข้อมูลด้วยตนเองเล็กน้อยที่เกี่ยวข้อง สิ่งนี้ยอมรับได้อย่างสมบูรณ์แบบสำหรับผู้ใช้สเปรดชีตส่วนใหญ่ที่ไม่ต้องการใช้เทคนิคและสูตรมากเกินไป

อย่างไรก็ตามมีบางคนที่ต้องการวิธีการแบบเต็มอัตโนมัติมากขึ้นกับสถานการณ์ตัวอักษรของข้อมูล คุณอาจต้องการจัดเรียงข้อมูลโดยอัตโนมัติในคอลัมน์ ซึ่งหมายความว่าเมื่อใดก็ตามที่มีการใส่ข้อมูลใหม่ลงในคอลัมน์ข้อมูลจะได้รับการอัปเดตอัตโนมัติตามตัวอักษรโดยไม่รบกวนส่วนที่เหลือของสเปรดชีต

ในการจัดเรียงข้อมูลคอลัมน์โดยอัตโนมัติตามตัวอักษร:

1. จากเบราว์เซอร์ของคุณ (แนะนำให้ใช้ Google Chrome) ให้เปิดสเปรดชีตใน Google ชีต
2. ไฮไลต์เซลล์ที่จะแสดงผลลัพธ์สำหรับข้อมูลที่คุณต้องการตัวอักษรอัตโนมัติ
3. ภายในเซลล์ให้ป้อนสูตรต่อไปนี้ = sort (A2: B, 1, TRUE) แล้วกด Enter
   • A2: B เป็นช่วงข้อมูลที่ต้องการซึ่งต้องเรียงลำดับ ปรับตามความต้องการของสเปรดชีตของคุณเอง
   • 1 หมายถึงหมายเลขคอลัมน์ที่ข้อมูลเรียงลำดับจะเป็นไปตาม ปรับอีกครั้งตามความต้องการของสเปรดชีต
   • ข้อมูลในสูตรจะเรียงลำดับโดยอัตโนมัติจากน้อยไปหามาก หากต้องการเรียงลำดับข้อมูลจากมากไปน้อยให้เปลี่ยน TRUE เป็น false

ข้อมูลใหม่หรือที่แก้ไขใด ๆ ที่ป้อนลงในคอลัมน์จะถูกจัดเรียงโดยอัตโนมัติ

Google ชีต: การเรียงลำดับตัวอักษรบนอุปกรณ์มือถือ

ในการจัดเรียงช่วงเซลล์ตามตัวอักษรบนอุปกรณ์มือถือของคุณ:

1. เรียกใช้แอป Google ชีต (Android / iOS) แล้วลงชื่อเข้าใช้ด้วยข้อมูลรับรองของคุณ
2. เลือก Google ชีตเพื่อแก้ไขโดยแตะที่สเปรดชีต คุณอาจต้องเลื่อนเพื่อค้นหาหากคุณบันทึกแผ่นงานไว้หลายแผ่น
3. ค้นหาคอลัมน์ด้วยข้อมูลที่คุณต้องการเรียงตามตัวอักษรแล้วแตะตัวอักษรของคอลัมน์นั้น มันสามารถพบได้ที่ด้านบนของคอลัมน์ นี่จะเน้นข้อมูลทั้งหมดของคอลัมน์
4. แตะตัวอักษรอีกครั้งเพื่อดึงเมนูขนาดเล็กขึ้นมา
5. ในเมนูให้แตะที่ลูกศร "เพิ่มเติม" จนกว่าคุณจะพบตัวเลือก เรียง A - Z
   • หากใช้อุปกรณ์มือถือ Android คุณจะต้องแตะไอคอนที่มีลักษณะเป็นจุดซ้อนกันสามแนวตั้ง (หรือแนวนอนแล้วแต่รุ่น) เลื่อนลงจนกว่าคุณจะพบตัวเลือก เรียง A - Z

เมื่อคุณแตะที่ เรียงลำดับ - Z ข้อมูลภายในคอลัมน์จะถูกจัดเรียงใหม่ตามตัวอักษร