BCCing ตัวคุณเองเป็นสิ่งที่มีประโยชน์มากสำหรับการติดตามอีเมล หากคุณต้องการมีอีเมลที่คุณส่งในกล่องจดหมายของคุณมักจะมีวัตถุประสงค์เพื่อติดตามพวกเขาเพิ่มที่อยู่อีเมลของคุณเองเนื่องจาก BCC เป็นตัวเลือกที่เหมาะสม อย่างไรก็ตามผู้คนมักมองข้ามสิ่งนี้เมื่อส่งอีเมลสำคัญซึ่งทำให้พวกเขาลืมติดตาม สิ่งนี้สามารถนำไปสู่ปัญหาที่ตามมาได้ง่าย
โชคดีที่มีวิธีในการเก็บสำเนาลับโดยอัตโนมัติเมื่อใดก็ตามที่คุณส่งอีเมลซึ่งเป็นวิธีที่แน่ใจได้ว่าคุณจะติดตามทุกอีเมล อย่างไรก็ตามการเปิดใช้งานการเก็บข้อมูลอัตโนมัติด้วยตนเองไม่ได้ตรงไปตรงมาจริงๆ มันเกี่ยวข้องกับการสร้างกฎใน Outlook
จัดการกฎและการแจ้งเตือน
Auto BCC และ CC เป็นเรื่องใหญ่ใน Outlook ในขณะที่คุณจะต้องดาวน์โหลด Add-on ใหม่สำหรับบัญชีอีเมลที่ใช้เบราว์เซอร์ของคุณเพื่อให้บรรลุสิ่งนี้ Microsoft Outlook อนุญาตให้คุณสร้างกฎ คุณสมบัติกฎอยู่ภายใต้ตัวเลือกเมนู จัดการกฎและการแจ้งเตือน ในส่วนตรงกลางด้านบนของหน้าจอในแท็บ หน้าแรก ภายใต้ไอคอน กฎ
คลิก จัดการกฎและการแจ้งเตือนจากนั้น คุณจะเห็นหน้าต่างใหม่ที่ให้ตัวเลือกในการสร้างกฎใหม่ คลิก New Rule ที่มุมซ้ายบนของหน้าต่างนี้ คุณจะเห็น 3 หมวดหมู่: จัดระเบียบ อยู่ ทันสมัยและ เริ่มจากกฎว่างเปล่า เลือก ใช้กฎกับข้อความที่ฉันส่ง ภายใต้หมวดหมู่ เริ่มต้นจากกฎว่างเปล่า
เงื่อนไข
ในหน้าต่างตัวช่วยสร้างกฎคุณสามารถเลือกอีเมลที่จะส่งถึงคุณในรูปแบบ BCC ตัวอย่างเช่นเมื่อตรวจสอบ ด้วยคำเฉพาะใน ตัวเลือก หัวเรื่อง คุณกำลังสร้างกฎ BCC อัตโนมัติสำหรับอีเมลที่มีคำบางคำที่คุณพูดถึง
ในขณะที่คุณเป็นผู้ส่งอีเมลคุณสามารถใช้ตัวเลือกที่ชาญฉลาดนี้เพื่อจัดเรียงอีเมลของคุณโดยอัตโนมัติ คุณสามารถเพิ่มคำว่า "การติดตาม" ลงในรายการคำเฉพาะและทำเครื่องหมายอีเมลที่ต้องการติดตามด้วยคำนั้น
นอกจากนี้ยังมีเงื่อนไขที่น่าสนใจอื่น ๆ อีกมากมายที่คุณสามารถตั้งค่าสำหรับอีเมลของคุณ หากคุณต้องการให้อีเมลทั้งหมดที่คุณส่งไปเก็บไว้ในกล่องจดหมายของคุณเป็น BCC เพียงคลิก ถัดไป โดยไม่ทำเครื่องหมายในช่องใด ๆ
ข้อยกเว้น
ข้อยกเว้นนั้นตรงข้ามกับเงื่อนไขเป็นหลัก ในขณะที่คุณคาดเดาได้นี่คือที่ที่คุณสรุปสถานการณ์ที่คุณ ไม่ ต้องการรวมตัวเองเป็น BCC คุณสามารถทำตามตัวอย่างเดียวกันจากด้านบนและใช้การ ยกเว้นถ้าหัวเรื่องมี ตัวเลือก คำเฉพาะ เพื่อเพิ่มข้อยกเว้น ในตัวอย่างนี้คุณอาจใช้คำสั่ง“ ไม่ติดตาม” แต่สิ่งนี้อาจสร้างความยุ่งเหยิงและอาจเกิดข้อผิดพลาดเนื่องจากคำติดตามเป็นส่วนหนึ่งของเงื่อนไขของคุณอยู่แล้ว
คุณน่าจะดีกว่าด้วยข้อ ยกเว้นถ้าส่งไปยังบุคคลหรือกลุ่มสาธารณะ หรือ ยกเว้นหากกำหนดให้กับ ข้อยกเว้น หมวดหมู่ใด ๆ
การปฏิบัติ
ที่นี่คุณ "โปรแกรม" การกระทำที่กฎนี้ใช้ กล่าวคือนี่คือจุดที่คุณเลือกว่าจะเกิดอะไรขึ้นกับอีเมลที่คุณตั้งค่าไว้ คุณต้องการตรวจสอบให้แน่ใจว่าอีเมลที่ส่งด้วยตัวเองสิ้นสุดลงในกล่องจดหมายของคุณ แต่น่าเสียดายที่การดำเนินการคำสั่ง BCC โดยตรงไม่มีอยู่ที่นี่ นี่ไม่ได้หมายความว่าคุณไม่สามารถเลียนแบบ BCC
ก่อนอื่นให้เลือก Cc ข้อความถึงบุคคลหรือกลุ่มสาธารณะ ในขั้นตอนการทำงานของตัวช่วยสร้างกฎ ตอนนี้คลิก บุคคลหรือกลุ่มสาธารณะ และป้อนที่อยู่อีเมลของคุณ นี่คือวิธีที่คุณตรวจสอบให้แน่ใจว่าอีเมลที่คุณส่งซึ่งตรงตามเงื่อนไขที่กำหนดจะสิ้นสุดลงในกล่องจดหมายของคุณ หากคุณไม่ต้องการให้ที่อยู่อีเมลของคุณปรากฏต่อสาธารณะในอีเมลที่คุณส่งให้ เลือกตัวเลือกย้ายสำเนาไปยังโฟลเดอร์ที่ระบุ ในขั้นตอนแรกคลิกลิงก์ ระบุโฟลเดอร์ และเลือกกล่องจดหมายเข้าของคุณ
BCC ในกล่องจดหมายของคุณ
การปรับแต่งจดหมายของคุณเองเพื่อให้เหมาะกับความต้องการของคุณจะทำให้คุณได้เปรียบในการทำงาน มันจะทำให้แน่ใจว่ากล่องจดหมายของคุณถูกคัดแยกอย่างละเอียดและการจัดระเบียบที่ดีเป็นสิ่งสำคัญในทุกสายงาน แน่นอนว่าตัวช่วยสร้างกฎของ Outlook นั้นมีกรณีการใช้งานมากกว่าการตั้งค่า BCC อัตโนมัติ อย่างไรก็ตามการวางแผนอย่างรอบคอบและตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อยกเว้นและเงื่อนไขไม่ทับซ้อนกันและครอบคลุมประเภทอีเมลที่เหมาะสมเป็นสิ่งจำเป็น
กฎ BCC อัตโนมัติที่ทำมาอย่างดีสามารถช่วยคุณได้มากในการจัดเรียงกล่องจดหมายของคุณ อย่างไรก็ตามหากคุณทำไม่ดีคุณอาจทำให้กล่องจดหมายเข้าท่วมสร้างและเป็นปัญหาที่ใหญ่กว่ากล่องที่คุณแก้ไข
คุณใช้ BCC อัตโนมัติใน Outlook หรือไม่ คุณตั้งค่าอย่างไร คุณใช้ข้อยกเว้นและเงื่อนไขอะไรและกฎอื่นใดที่คุณสร้างขึ้น
