การติดตามหมายเลขใบแจ้งหนี้ของคุณมีความสำคัญมาก หมายเลขใบแจ้งหนี้ทั้งหมดต่อเนื่องกันดังนั้นการพยายามป้อนด้วยตนเองมีความเป็นไปได้ที่จะเกิดข้อผิดพลาดจากมนุษย์ซึ่งให้ผลลัพธ์ที่น้อยกว่า ไม่ใช่เรื่องง่ายที่จะจดจำหมายเลขถัดไปในลำดับโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อตัวเลขเริ่มปีนขึ้นไป โดยลืมหมายเลขก่อนหน้าคุณสามารถจบลงด้วยการทับซ้อนกันเล็กน้อยในสเปรดชีต Excel ของคุณซึ่งอาจสร้างความเสียหายต่อเนื่องลงมา
ดูบทความของเราวิธีการลบคอลัมน์ว่างทั้งหมดใน Microsoft Excel
มันยากพอที่จะจดจำตำแหน่งที่คุณทิ้งกุญแจหรือเอาของออกจากช่องแช่แข็งสำหรับมื้อเย็นคุณยังไม่จำเป็นต้องใช้เมมโมรี่แตะ แต่ที่ดีที่สุดคือการให้ Excel สร้างหมายเลขใบแจ้งหนี้ให้คุณโดยอัตโนมัติ
“ นั่นจะเป็นประโยชน์อย่างเหลือเชื่อ แล้วฉันต้องทำยังไงดี?”
เท่าที่ฉันรู้มีสองวิธีที่คุณสามารถสร้างหมายเลขใบแจ้งหนี้ใน Excel ได้โดยอัตโนมัติ บทความนี้จะอธิบายทั้งคู่เพื่อให้แน่ใจว่าคุณสามารถหลีกเลี่ยงการทับซ้อนของใบแจ้งหนี้และไม่จำเป็นต้องกังวลว่าหมายเลขใดจะมาต่อไป
การสร้างใบแจ้งหนี้อัตโนมัติสำหรับ Excel
ตามที่กล่าวไว้มีสองวิธีในการเพิ่มหมายเลขใบแจ้งหนี้ลงในสเปรดชีต Excel หรือสมุดงานโดยอัตโนมัติ สิ่งแรกคือการใช้สูตรภายใน VBA (Visual Basic สำหรับแอปพลิเคชัน) เพื่อสร้างหมายเลขใบแจ้งหนี้สำหรับสมุดงานเดียว วิธีที่สองคือการใช้ Kutools สำหรับคุณสมบัติแทรกลำดับหมายเลขของ Excel ตัวเลือกนี้จะช่วยให้คุณสร้างหมายเลขใบแจ้งหนี้ในสเปรดชีตและสมุดงานหลายชุด
วิธีที่ 1: ตัวสร้างหมายเลขใบแจ้งหนี้อัตโนมัติโดยใช้ Visual Basic สำหรับแอปพลิเคชัน
เพื่อเริ่มต้น:
คุณสามารถสร้างสมุดงานใหม่หรือเปิดสมุดงานที่มีอยู่ซึ่งคุณต้องการใช้สำหรับการสร้างหมายเลขใบแจ้งหนี้อัตโนมัติ
ค้นหาและไฮไลต์เซลล์ว่าง (คลิกซ้าย) แล้วป้อนหมายเลขแรกที่จะใช้เป็นหมายเลขเริ่มต้นสำหรับหมายเลขใบแจ้งหนี้ทั้งหมดของคุณในอนาคต คุณสามารถเลือกสิ่งที่ต้องการเช่น 00000 หรือ 10, 000 เป็นจุดเริ่มต้นของคุณ ตัวอย่างของเราเราจะใช้ 00000 และจะอยู่ในเซลล์ C3
กด Alt + F11 เพื่อเปิดกล่องโต้ตอบ Microsoft Visual Basic สำหรับแอปพลิเคชัน ขยายเวิร์กบุ๊กปัจจุบันของคุณ (VBAProject อาจแสดงเป็น Book 1 ถ้าใหม่) และดับเบิลคลิกที่ ThisWorkbook
คุณสามารถพิมพ์รหัสต่อไปนี้หรือคัดลอกและวาง (เน้นรหัสแล้วกด Ctrl + C แล้วคลิกซ้ายที่หน้าต่างแล้วกด Ctrl + V ) รหัสลงในหน้าต่างเปิด
VBA: ตัวสร้างจำนวนเสียง
| 1 2 3 | สมุดงานย่อยส่วนตัว _ เปิด () ช่วง (“ C3”). ค่า = ช่วง (“ C3”). ค่า + 1 ส่วนท้าย |
“ C3” จะเป็นเซลล์ที่คุณป้อนหมายเลขใบแจ้งหนี้เริ่มต้นของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ทำการเปลี่ยนแปลงภายในโค้ดก่อนที่จะวางลงในหน้าต่าง
สูตรต่อไปนี้ด้านล่างจะช่วยให้คุณสามารถตรวจสอบหมายเลขใบแจ้งหนี้ของคุณ มันอาจจะยากที่จะจำได้ทันที แต่คุณสามารถบันทึกเป็นรายการข้อความอัตโนมัติหากคุณต้องการใช้อีกครั้งในภายหลังได้ตลอดเวลา
| เลขที่ | สูตร | หมายเลขใบแจ้งหนี้ |
| 1 | =” CompanyName” & TEXT (TODAY (), ” YYMMDD”) และ C3 | CompanyName14120910000 |
| 2 | =” CompanyName” & TEXT (TODAY (), ” 0″) & C3 | CompanyName4198210000 |
| 3 | =” CompanyName” & TEXT (ตอนนี้ (), ” MMDDHHMMSS”) & C3 | CompanyName120909581910000 |
| 4 | =” CompanyName” & TEXT (ตอนนี้ (), ” 0″) & C3 | CompanyName4198210000 |
| 5 | =” CompanyName” & RANDBETWEEN (100000, 999999) & C3 | CompanyName44868510000 |
โปรดจำไว้ว่า C3 ในสูตรคือเซลล์ที่คุณใส่หมายเลขใบแจ้งหนี้เริ่มต้น “ CompanyName” ถูกสงวนไว้สำหรับข้อความที่คุณต้องการให้แสดงในหมายเลขใบแจ้งหนี้ของคุณ เปลี่ยนเป็นสิ่งที่เหมาะกับคุณ
คุณจะต้องวางสูตรลงในเซลล์สำหรับการสร้างใบแจ้งหนี้อัตโนมัติ นี่ไม่ใช่เซลล์เดียวกับที่คุณมีหมายเลขใบแจ้งหนี้เริ่มต้น แต่เป็นเซลล์ที่ระบุสำหรับผลลัพธ์ เมื่อสูตรได้รับการแก้ไขเพื่อให้เหมาะกับความต้องการของคุณคุณสามารถคัดลอกและวางลงในเซลล์และกด Enter เพื่อรับหมายเลขใบแจ้งหนี้
เมื่อเสร็จแล้วตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ บันทึก สมุดงานปัจจุบัน หากต้องการทำเช่นนั้นให้คลิก ไฟล์ จากนั้น บันทึก (หรือ บันทึกเป็น หากไฟล์ใหม่หรือภายใต้ชื่ออื่น) ป้อนชื่อของ เวิร์ก บุ๊กและตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ตั้งค่ากล่อง บันทึกเป็นประเภท เป็น เวิร์ก บุ๊กที่ เปิดใช้งานแมโครของ Excel (* .xlsm) เลือกตำแหน่งที่จะบันทึกจากนั้นกดปุ่ม บันทึก
ทุก ๆ ครั้งที่คุณเปิดเวิร์กบุ๊กหมายเลขเครื่องปั่นใบแจ้งหนี้หมายเลขใบแจ้งหนี้จะเป็นหมายเลขหนึ่งมากกว่าครั้งที่แล้ว เพียงให้แน่ใจว่าได้บันทึกเวิร์กบุ๊กก่อนที่จะปิดมันทุกครั้งมิฉะนั้นงานจะสูญหาย
วิธีที่ 2: เพิ่มหมายเลขใบแจ้งหนี้โดยใช้ Kutools สำหรับ Excel
ผู้ที่ต้องการวิธีสร้างหมายเลขใบแจ้งหนี้สำหรับสมุดงานหลายเล่มจะพบความต้องการที่พบในการใช้งาน Kutools วิธีแรกที่ครอบคลุมได้รับการออกแบบสำหรับสเปรดชีตหรือสมุดงานเดียวเท่านั้นและมีความเป็นไปได้ที่จะซ้อนทับกันเมื่อคุณลืมที่จะบันทึก Kutools สำหรับ Excel ให้การแก้ไขสำหรับปัญหาเหล่านี้และอีกมากมาย
เพื่อเริ่มต้น:
เหมือนก่อนหน้าไฮไลต์และเลือกเซลล์สำหรับหมายเลขใบแจ้งหนี้ของคุณ จากนั้นคุณจะต้องคลิกที่ Kutools ตามด้วยการ แทรก และในที่สุดก็ ใส่หมายเลขลำดับ
เมื่อกล่องโต้ตอบ แทรกหมายเลขลำดับ ปรากฏขึ้นให้คลิกปุ่ม ใหม่ นี่จะเป็นการเปิดหน้าต่างการแก้ไขหมายเลขลำดับ:
- ป้อนชื่อลงในกล่องชื่อลำดับเพื่อตั้งชื่อลำดับหมายเลขใบแจ้งหนี้ใหม่ของคุณ
- ในกล่องเพิ่มให้ใส่ 1
- พิมพ์ชื่อ บริษัท ของคุณหรือข้อความอื่น ๆ ที่คุณต้องการเห็นในตอนต้นของผลลัพธ์หมายเลขใบแจ้งหนี้ของคุณลงในช่อง คำนำหน้า (ตัวเลือก)
- หมายเลขเริ่มต้นสำหรับหมายเลขใบแจ้งหนี้ในอนาคตทั้งหมดของคุณสามารถพิมพ์ลงในกล่องหมายเลขเริ่มต้น หมายเลขสามารถเป็นอะไรก็ได้ที่คุณต้องการ แต่มันจะดีที่สุดถ้าจะให้ง่าย 00000 หรือ 10, 000 จะพอเพียง หากคุณต้องการให้ตัวเลขมีขนาดเล็กคุณสามารถใช้ตัวเลขหลักเดียวเช่น 0 หรือ 1 แทน
- คุณสามารถระบุจำนวนหลักที่จะมีหมายเลขใบแจ้งหนี้ของคุณได้โดยป้อนตัวเลขลงในกล่องจำนวนหลัก คุณไม่สามารถไปผิดกับ 5 หรือ 6
- จบกระบวนการโดยคลิกที่ปุ่ม เพิ่ม
ในขณะที่ยังคงเลือกลำดับที่สร้างขึ้นใหม่ให้คลิก เติมช่วง แล้วกดปุ่ม ปิด เพื่อออก ตอนนี้ไม่ว่าเวิร์กบุคใดที่คุณใช้คุณลักษณะแทรกลำดับหมายเลขในหมายเลขใบแจ้งหนี้จะถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติในแต่ละหมายเลขที่มากกว่าครั้งสุดท้าย
