การเพิ่มลายเซ็นให้กับข้อความอีเมลของคุณช่วยให้เป็นมืออาชีพ การขว้างโลโก้และข้อมูลติดต่อของคุณจะช่วยส่งเสริมแบรนด์ให้มีการโต้ตอบอย่างน่าเบื่อ เป็นการให้สิทธิ์แก่ผู้ที่ต้องการติดต่อคุณด้วยวิธีการอื่น การสร้างและใช้ลายเซ็นใน Microsoft Outlook เป็นงานง่ายพอ คุณยังสามารถสร้างลายเซ็นส่วนบุคคลหลาย ๆ แบบเพื่อเปลี่ยนเป็นเสียงเรียกเข้าขึ้นอยู่กับกลุ่มเป้าหมายของคุณ
อย่างไรก็ตาม Outlook จะแนบลายเซ็นกับข้อความอีเมลที่ส่งหรือส่งต่อใหม่เท่านั้น อีเมลที่คุณส่งก่อนที่จะสร้างลายเซ็นจะยังคงอยู่ ในการเพิ่มลายเซ็นให้กับข้อความเก่าคุณจะต้องเข้าสู่การตั้งค่า Outlook และเปลี่ยนแปลงบางสิ่ง
ลายเซ็นของคุณอาจรวมถึงข้อความรูปภาพนามบัตรอิเล็กทรอนิกส์โลโก้หรือแม้แต่ภาพลายเซ็นที่เขียนด้วยลายมือของคุณ คุณสามารถตั้งค่า Outlook เพื่อให้ลายเซ็นถูกเพิ่มโดยอัตโนมัติไปยังข้อความที่ส่งออกทั้งหมดหรือสร้างลายเซ็นของคุณและเพิ่มลงในข้อความเป็นกรณี ๆ ไป
การเพิ่มลายเซ็นให้กับจดหมายโต้ตอบ Outlook ของคุณ
ขั้นตอนในการทำให้อีเมลของคุณมีลายเซ็นจะขึ้นอยู่กับเวอร์ชันของ Outlook ที่คุณใช้อยู่ในปัจจุบัน มีกระบวนการสำหรับผู้ที่ใช้ซอฟต์แวร์รุ่นเก่ากว่า (2007 - 2010) และหนึ่งกระบวนการสำหรับผู้ใช้รุ่นใหม่ (2010+) รวมถึงผู้ใช้ Microsoft Office 365
เริ่มจากรุ่นใหม่ล่าสุดกันก่อน
Outlook รุ่น 2010+ รวมถึง Outlook สำหรับ 365
วิธีสร้างลายเซ็นใหม่สำหรับอีเมล Outlook ของคุณ:
- คลิกเพื่อสร้างอีเมลใหม่
- คลิกที่ ลายเซ็น แล้วคลิกที่ ลาย เซ็น จากแท็บ "ข้อความ"
- ขึ้นอยู่กับขนาดของหน้าต่าง Outlook ของคุณและไม่ว่าคุณจะเขียนข้อความอีเมลใหม่หรือตอบกลับหรือส่งต่อแท็บ "ข้อความ" และปุ่ม ลายเซ็นต์ อาจอยู่ในตำแหน่งที่แตกต่างกันสองแห่ง อย่างไรก็ตามปุ่มลายเซ็นมักจะมาพร้อมกับ แนบไฟล์ และ แนบรายการ ในส่วน "รวม" ของเมนู "ข้อความ"
- ในแท็บ“ ลายเซ็นอีเมล” ใต้แท็บ“ เลือกลายเซ็นเพื่อแก้ไข” เลือก ใหม่ และเพิ่มชื่อสำหรับลายเซ็นใหม่ของคุณในกล่องโต้ตอบ“ ลายเซ็นใหม่”
- ด้านล่าง“ แก้ไขลายเซ็น” เขียนลายเซ็นของคุณภายในพื้นที่ที่ให้ไว้
- หน้าต่างจะช่วยให้คุณสามารถเปลี่ยนแบบอักษรสีแบบอักษรและขนาดรวมถึงการจัดแนวข้อความได้
- ในการเพิ่มลิงค์และรูปภาพในลายเซ็นอีเมลของคุณเปลี่ยนแบบอักษรและสีและปรับข้อความให้เหมาะสมคุณสามารถทำได้โดยใช้แถบการจัดรูปแบบมินิภายใต้“ แก้ไขลายเซ็น”
- คุณสามารถสร้างลายเซ็นที่แข็งแกร่งยิ่งขึ้นด้วยสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยตารางหรือเส้นขอบโดยใช้ Microsoft Word เพื่อจัดรูปแบบข้อความของคุณ จากนั้นโอนไปใช้การคัดลอกอย่างง่าย ( Ctrl + C ) และวาง ( Ctrl + V ) บนลายเซ็นลงในกล่อง“ แก้ไขลายเซ็น”
- คุณยังสามารถเพิ่มไอคอนโซเชียลและลิงก์ในลายเซ็นของคุณซึ่งฉันจะแตะในภายหลัง
- เมื่อลายเซ็นเป็นวิธีที่คุณต้องการภายใต้“ เลือกลายเซ็นเริ่มต้น” ให้ตั้งค่าตัวเลือกต่อไปนี้:
- เลือกบัญชีอีเมลเพื่อเชื่อมโยงลายเซ็นของคุณด้วยโดยใช้เมนูแบบเลื่อนลง“ บัญชีอีเมล” คุณสามารถมีลายเซ็นที่แตกต่างกันสำหรับบัญชีอีเมลแต่ละบัญชีที่คุณใช้สำหรับ Outlook
- ในการเพิ่มลายเซ็นของคุณโดยอัตโนมัติไปยังข้อความในอนาคตทั้งหมดให้คลิกที่ "ข้อความใหม่" เมนูแบบเลื่อนลงและเลือกลายเซ็น หากคุณไม่ต้องการตั้งค่าเป็นอัตโนมัติให้เลือก (ไม่มี) สิ่งนี้จะทำให้ข้อความใหม่ทุกข้อความที่คุณส่งไม่มีลายเซ็นรวมถึงข้อความที่ส่งต่อและตอบกลับ
- เพื่อให้ลายเซ็นปรากฏในข้อความที่คุณตอบกลับและส่งต่อให้คลิกที่เมนูแบบเลื่อนลง“ ตอบกลับ / ส่งต่อ” และเลือกลายเซ็น นี่จะเพิ่มลายเซ็นนั้นโดยอัตโนมัติทุกครั้งที่คุณตอบกลับหรือส่งต่ออีเมล หากไม่มีชุดนี้ให้เลือก (ไม่มี) แทน
- เมื่อเสร็จแล้วให้คลิกปุ่ม ตกลง เพื่อกลับไปบันทึกลายเซ็นของคุณและกลับสู่ข้อความใหม่
- สิ่งสำคัญคือให้สังเกตว่าข้อความปัจจุบันที่คุณสร้างลายเซ็นนั้นจะไม่มีลายเซ็นต์อยู่ ด้วยเหตุผลบางอย่างลายเซ็นจะปรากฏในข้อความที่ตามมาเท่านั้น คุณจะต้องเพิ่มลายเซ็นด้วยตนเองหากคุณตั้งตารอที่จะใช้งาน
การแทรกลายเซ็นด้วยตนเอง
สำหรับข้อความใหม่ที่คุณเริ่มต้นเพื่อวัตถุประสงค์ในการสร้างลายเซ็นหรือผู้ที่ไม่ต้องการให้มีการตั้งค่าลายเซ็นโดยอัตโนมัติคุณยังสามารถแทรกลายเซ็นต์ด้วยตนเองได้
โดยทำดังนี้
- เมื่อเปิดข้อความอีเมลให้คลิกที่แท็บ“ ข้อความ” แล้วเลือก ลายเซ็น
- วิธีนี้จะเปิดเมนูแสดงรายละเอียดทั้งหมดที่คุณสร้างขึ้น เลือกลายเซ็นที่คุณต้องการใช้จากตัวเลือกโดยคลิกที่มัน ตอนนี้จะปรากฏในข้อความปัจจุบันของคุณ
การเพิ่มโลโก้หรือภาพลงในลายเซ็นของคุณ
โดยทั่วไปแบรนด์ต้องมีโลโก้ ในการเพิ่มรูปภาพเช่นโลโก้หรือไอคอนโซเชียลมีเดียในลายเซ็นของคุณ:
- เปิดข้อความอีเมลใหม่และคลิกที่แท็บ "ข้อความ"
- คลิกที่ ลายเซ็น แล้วคลิกที่ ลาย เซ็น
- เลือกลายเซ็นที่คุณต้องการเพิ่มโลโก้หรือภาพโดยเลือกในกล่อง“ เลือกลายเซ็นเพื่อแก้ไข”
- คลิกที่ไอคอน เพิ่มภาพ ค้นหาภาพที่คุณต้องการเพิ่มจากไฟล์ PC ของคุณแล้วเลือก แทรก
- คุณสามารถปรับขนาดภาพหรือโลโก้ของคุณโดยคลิกขวาที่ภาพและเลือก รูปภาพ จากตัวเลือกเมนู คลิกที่แท็บ "ขนาด" และใช้ตัวเลือกที่มีให้เพื่อปรับขนาดภาพของคุณตามข้อกำหนดของคุณ
- ทำเครื่องหมายในช่อง“ ล็อคอัตราส่วนภาพ” เพื่อรักษาสัดส่วนภาพ
- เมื่อปรับขนาดภาพแล้วและพร้อมใช้งานให้คลิก ตกลง
- ติดตามสิ่งนี้โดยคลิกที่ ตกลง อีกครั้งเพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดที่คุณเพิ่งทำกับลายเซ็นของคุณ
Microsoft Outlook เวอร์ชัน 2007 - 2010
วิธีสร้างลายเซ็นใหม่โดยใช้ Microsoft Outlook เวอร์ชันเก่า:
- เลือกที่จะสร้างข้อความใหม่
- คลิกไปที่แท็บ "ข้อความ" และเลือก ลายเซ็น จากส่วน "รวม"
- คลิกที่ลายเซ็นเมื่อมันปรากฏขึ้น
- จากแท็บ“ ลายเซ็นอีเมล” คลิก ใหม่
- พิมพ์ชื่อลายเซ็นของคุณแล้วคลิกปุ่ม ตกลง
- พิมพ์ข้อความที่คุณต้องการรวมไว้ในลายเซ็นของคุณภายในกล่อง“ แก้ไขลายเซ็น”
- คุณสามารถจัดรูปแบบข้อความของคุณโดยเน้นข้อความที่คุณต้องการแก้ไขจากนั้นใช้สไตล์และปุ่มการจัดรูปแบบสำหรับตัวเลือกที่ต้องการ
- การเพิ่มองค์ประกอบเพิ่มเติมเช่นรูปภาพไฮเปอร์ลิงก์และนามบัตรอิเล็กทรอนิกส์คลิกจุดที่คุณต้องการให้องค์ประกอบปรากฏและ:
- e-Business Card - คลิกที่ปุ่ม นามบัตร จากนั้นคลิกที่หนึ่งในรายชื่อในรายการ“ ยื่นเป็น” คลิกปุ่ม ตกลง
- ไฮเปอร์ ลิงก์ - คลิกไอคอน ไฮเปอร์ ลิงก์และพิมพ์ (หรือวาง) URL ที่ลิงค์ของคุณจะเชื่อมต่อกับข้อความ คลิกปุ่ม ตกลง
- รูปภาพ / รูปภาพ - คลิกไอคอนรูปภาพค้นหารูปภาพที่คุณต้องการอัพโหลดไปยังลายเซ็นของคุณเลือกจากนั้นคลิกปุ่ม ตกลง
- เมื่อแก้ไขเสร็จแล้วให้คลิกตกลงเพื่อจบการสร้างลายเซ็นของคุณ
- อีเมลที่คุณเปิดอยู่ในขณะนี้เพื่อสร้างลายเซ็นจะไม่ได้เพิ่มลายเซ็นต์นั้นโดยอัตโนมัติ คุณจะต้องทำด้วยตนเอง
เพิ่มลายเซ็นให้กับข้อความอีเมลของคุณ
ลายเซ็นสามารถเพิ่มโดยอัตโนมัติหรือด้วยตนเองในข้อความที่ส่งออกทั้งหมดตอบกลับและส่งต่อ สามารถใช้ลายเซ็นได้เพียงฉบับเดียวต่อการส่งอีเมลดังนั้นหากคุณเลือกที่จะมีหนึ่งชุดโดยอัตโนมัติจะเป็นการดีที่สุดถ้าลายเซ็นต์นั้นถูกส่งไปยังกลุ่มผู้ชมที่กว้าง
ในการแทรกลายเซ็นในข้อความอีเมลของคุณโดยอัตโนมัติ:
- สร้างอีเมลใหม่
- ตรงไปที่แท็บ "ข้อความ" และคลิกที่ลายเซ็นต์ที่อยู่ในส่วนรวม
- คลิกที่ลายเซ็นเมื่อมันปรากฏขึ้น
- ค้นหา“ เลือกลายเซ็นเริ่มต้น” คลิกที่รายการแบบเลื่อนลง“ บัญชีอีเมล” เลือกบัญชีอีเมลที่คุณต้องการเชื่อมโยงลายเซ็น
- เลือกลายเซ็นที่คุณต้องการรวมโดยเลือกหนึ่งรายการจากรายการ“ ข้อความใหม่”
- สำหรับการส่งต่อและการตอบกลับหากต้องการเพิ่มลายเซ็นให้เลือกลายเซ็นจากรายการดร็อปดาวน์“ ตอบกลับ / ส่งต่อ” คลิก (ไม่มี) หากคุณไม่ต้องการให้ลายเซ็นต์หายไปพร้อมกับการตอบกลับและส่งต่อข้อความอีเมล
- คลิก ตกลง เพื่อบันทึกการตั้งค่าลายเซ็นของคุณ
วิธีเพิ่มลายเซ็นด้วยตนเองในข้อความอีเมลของคุณ:
- สร้างข้อความอีเมลใหม่
- คลิกไปที่แท็บ "ข้อความ"
- คลิกที่ ลายเซ็น พบในส่วน“ รวม”
- เลือกลายเซ็นที่คุณต้องการแทรกโดยคลิกที่มันโดยตรง
ลายเซ็นจะปรากฏในข้อความส่งออกของคุณ หากคุณเลือกไม่ถูกต้องหรือเพียงแค่ต้องการลบลายเซ็นที่คุณได้เพิ่มเน้นลายเซ็นในข้อความและคลิก ลบ (หรือ Backspace ) บนแป้นพิมพ์ของคุณ
การใช้บัญชี Microsoft Office 365 กับ Outlook.com
สำหรับผู้ที่ใช้ Outlook บนเว็บด้วยบัญชี Microsoft Office 365 คุณจะต้องสร้างลายเซ็นในผลิตภัณฑ์ทั้งสอง
วิธีสร้างและใช้ลายเซ็นอีเมลใน Outlook บนเว็บ:
- ลงชื่อเข้าใช้บัญชี Outlook.com ของคุณและเปิด การตั้งค่า โดยคลิกที่ไอคอน ล้อเฟือง ที่ด้านบนของหน้า
- คลิกที่ เมล จากนั้น เขียนและตอบกลับ
- พิมพ์ลายเซ็นของคุณในพื้นที่ลายเซ็นอีเมล
- คุณสามารถใช้ตัวเลือกการจัดรูปแบบที่มีให้เพื่อเปลี่ยนลักษณะที่ปรากฏของลายเซ็นของคุณตามที่คุณต้องการ
- คุณสามารถมีลายเซ็นได้เพียงหนึ่งรายการต่อบัญชี
- หากต้องการให้ลายเซ็นปรากฏโดยอัตโนมัติตามค่าเริ่มต้นสำหรับข้อความในอนาคตทั้งหมดให้ใส่เครื่องหมายถูกในช่อง“ รวมลายเซ็นของฉันโดยอัตโนมัติในข้อความใหม่ที่ฉันเขียน” สิ่งนี้ทำให้อีเมลที่ถูกเขียนขึ้นในอนาคตทั้งหมดมีลายเซ็นของคุณปรากฏที่ด้านล่าง
- การส่งต่อและการตอบกลับจะต้องมีเครื่องหมายถูกในกล่อง“ รวมลายเซ็นของฉันโดยอัตโนมัติในข้อความที่ฉันส่งต่อหรือตอบกลับ”
- เมื่อไม่ได้ตรวจสอบตัวเลือกใดตัวเลือกหนึ่งเหล่านี้คุณจะต้องเพิ่มลายเซ็นของคุณลงในข้อความอีเมลทุกฉบับที่คุณเขียนไปข้างหน้าด้วยตนเอง
- เมื่อแก้ไขเสร็จแล้วให้คลิก บันทึก
ในการเพิ่มลายเซ็นของคุณด้วยตนเอง:
- ในกล่องจดหมายของคุณเลือกข้อความใหม่
- เขียนข้อความของคุณแบบเต็มและคลิกที่ไอคอนสามจุด
- จากที่นี่เลือก แทรกลายเซ็น
- เมื่อข้อความของคุณพร้อมที่จะออกไปคลิกที่ปุ่ม ส่ง
