หากคุณกำลังเขียนหนังสือหรือรายงานการวิจัยคุณอาจต้องแทรกสารบัญในตอนต้น หลายคนสร้างสารบัญด้วยตัวเองและนั่นเป็นวิธีหนึ่งที่ทำได้ แต่ตารางที่สร้างขึ้นด้วยตนเองต้องใช้เวลาขึ้นอยู่กับการจัดรูปแบบความไม่สอดคล้องกันและจำเป็นต้องได้รับการอัปเดตด้วยมือทุกครั้งที่ส่วนในเอกสารของคุณเปลี่ยนแปลง
โชคดีที่มีวิธีที่ง่ายกว่ามากในการจัดการสารบัญถ้าคุณใช้ Microsoft Word 2016 สำหรับ Mac Word ไม่เพียงสร้างรูปแบบให้คุณตามสไตล์ที่คุณใช้กับเอกสารของคุณเท่านั้น แต่ยังสามารถอัปเดตสิ่งต่าง ๆ ได้ด้วยการคลิกปุ่มเมื่อเอกสารของคุณเปลี่ยนไป ไม่ต้องเสียเวลาติดตามและพิสูจน์หมายเลขหน้าอีกต่อไป! พวกคุณไม่รู้ว่ามีความสุขแค่ไหนที่ทำให้ฉันดังนั้นเรามาดูวิธีสร้างสารบัญใน Word 2016 for Mac
ขั้นตอนที่ 1: เพิ่มสไตล์ให้กับเอกสารของคุณ
เครื่องมือสร้างสารบัญอัตโนมัติของ Microsoft Word นั้นขึ้นอยู่กับ สไตล์ ซึ่งเป็นรูปแบบพิเศษที่คุณใช้กับเอกสารของคุณเพื่อให้ Word รู้ว่าส่วนใดของข้อความของคุณ ได้แก่ ส่วนหัวหัวเรื่องย่อยย่อหน้าและอื่น ๆ ดังนั้นขั้นตอนแรกในการสร้างสารบัญโดยอัตโนมัติคือการทำให้แน่ใจว่าเอกสารของคุณมีการใช้สไตล์ที่เหมาะสม
ในการเริ่มต้นให้เลือกบทแรกหรือหัวเรื่องโดยเน้นในเอกสารของคุณ
จากนั้นตรงไปที่แถบเครื่องมือ Word (หรือ“ Ribbon” ในฐานะ Microsoft เพื่อตั้งชื่ออย่างน่ารัก) และจากแท็บ หน้าแรก ให้คลิกปุ่ม สไตล์ ในรายการแบบหล่นลงที่ปรากฏขึ้นให้เลือก“ หัวเรื่อง 1” เพื่อกำหนดข้อความที่คุณเลือกเป็นหัวเรื่องหลักแรก โปรดทราบว่าหากหน้าต่าง Word ของคุณกว้างพอคุณอาจเห็นตัวเลือกรูปแบบที่ระบุไว้ในแถบเครื่องมือโดยตรงแทนปุ่ม "สไตล์" ในกรณีนี้เลือกสไตล์หัวเรื่องที่ต้องการโดยตรงหรือคลิกที่ลูกศรชี้ลงขนาดเล็กที่ด้านล่างของรายการเพื่อขยายตัวเลือกลักษณะทั้งหมด
หากเอกสารของคุณมีหัวเรื่องย่อยให้เลือกรายการแรกและทำซ้ำขั้นตอนข้างต้นในคราวนี้เลือก“ หัวเรื่อง 2” ทำซ้ำขั้นตอนเหล่านี้ตามความจำเป็นและคุณจะได้ภาพหน้าจอด้านล่าง จำไว้ว่าคุณกำลังใช้สไตล์เหล่านี้กับเอกสารจริงของคุณไม่ใช่กับสารบัญที่คุณสร้างเอง ในหน้าจอข้อความจะถูกตัดออกเพื่อความเรียบง่าย ในเอกสารจริงของคุณคุณจะมีย่อหน้าของข้อความระหว่างแต่ละบทและหัวข้อย่อย
ขั้นตอนที่ 2: สร้างสารบัญ
เมื่อคุณเพิ่มหัวเรื่องและหัวเรื่องย่อยที่ต้องการทั้งหมดให้วางเคอร์เซอร์ในตำแหน่งที่คุณต้องการให้สารบัญสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติให้ปรากฏ ตัวอย่างเช่นคุณอาจต้องการแทรกหน้าว่างใหม่ที่จุดเริ่มต้นของเอกสารของคุณ ( แทรก> หน้าเปล่า จากแถบเครื่องมือ Word) เมื่อไปถึงที่นั่นให้คลิกแท็บ การอ้างอิง ในแถบเครื่องมือ
ที่ด้านซ้ายสุดของแท็บการอ้างอิงคุณจะเห็นปุ่มชื่อ สารบัญ คลิกเพื่อเปิดเผยรายการแบบหล่นลงของวิธีการต่างๆที่ Word สามารถจัดรูปแบบตารางให้คุณได้
คลิกสไตล์ใดรูปแบบหนึ่งเพื่อเลือกและ Word จะสร้างสารบัญของคุณโดยอัตโนมัติในตำแหน่งที่คุณระบุ
ขั้นตอนที่ 3: อัปเดตสารบัญของคุณโดยอัตโนมัติ
ตารางที่สร้างในขั้นตอนข้างต้นจะแสดงรายการชื่อปัจจุบันของหัวเรื่องและหัวเรื่องย่อยที่คุณกำหนดพร้อมกับหมายเลขหน้าปัจจุบันของแต่ละหัวข้อ แต่นี่คือส่วนที่ดีของการใช้วิธีนี้: คุณสามารถดำเนินการแก้ไขเอกสารของคุณ - เพิ่มหรือลบส่วนหัวเพิ่มข้อความเปลี่ยนแบบอักษรและรูปแบบอื่น ๆ - และเมื่อคุณทำเสร็จแล้วเพียงแค่กลับไปที่แท็บ การอ้างอิง และคลิก ปุ่ม“ อัพเดตตาราง” (แสดงด้วยลูกศรสีแดงในภาพหน้าจอด้านล่าง)
Word จะอัปเดตสารบัญของคุณทันทีเพื่อให้สอดคล้องกับการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดรวมถึงหมายเลขหน้าที่อัปเดตสำหรับแต่ละรายการ เพียงจำไว้ว่าให้ปรับใช้สไตล์หัวเรื่องตามความจำเป็นเมื่อคุณแก้ไขเอกสารของคุณและคุณจะไม่ต้องกังวลว่าชื่อบทหรือหมายเลขหน้าของคุณจะไม่ตรงกับสารบัญ Nifty! ฉันต้องยอมรับว่าฉันไม่ใช่แฟนตัวยงของ Word แต่ทรงพลัง แต่ฉันชอบคุณลักษณะนี้เป็นอย่างมาก
