Microsoft Excel ครองตลาดสเปรดชีตเป็นเวลาหลายปี ผู้ใช้ทั้งธุรกิจและผู้ใช้ตามบ้านต่างพึ่งพา Excel เพื่อจัดระเบียบและวิเคราะห์ข้อมูล ไม่ว่าจะเป็นรายการตรวจสอบงบประมาณและบันทึกทางการเงินกราฟหรือชุดข้อมูลประเภทอื่น Excel ทำให้การจัดระเบียบข้อมูลของคุณเป็นเรื่องง่าย มีทางเลือกในราคาที่ต่ำกว่าและแม้กระทั่งในบางกรณีฟรี - แต่ถ้าคุณต้องการโปรแกรมสเปรดชีตที่ทรงพลังที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้คุณต้องใช้ Microsoft Excel
ดูบทความของเราวิธีการลบข้อมูลที่ซ้ำกันใน Google ชีต
อย่างไรก็ตามในปี 2549 มีทางเลือกอื่นเริ่มขึ้น นั่นคือเมื่อ Google เปิดตัวชีตซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของชุดสำนักงานบนเว็บสำหรับข้อความสเปรดชีตและงานนำเสนอ กระบวนการพัฒนาอย่างต่อเนื่องมานานหลายปีและตอนนี้ชีต - ในขณะที่ยังไม่ตรงกับปอนด์สำหรับปอนด์ - มีฟังก์ชั่นมาตรฐานของ Excel เป็นจำนวนมาก ชีตไม่ได้ทำให้ผู้ใช้ต้องเสียเงินซื้อหลายร้อยดอลลาร์ แต่อันที่จริงแล้วมันฟรีทั้งหมด แม้ว่าจะไม่ใช่ผลิตภัณฑ์ที่สมบูรณ์แบบใครก็ตามที่กำลังมองหาเครื่องมือสเปรดชีตระดับผู้บริโภคที่แข็งแกร่งไม่จำเป็นต้องมองไกลกว่า Google ชีต แผ่นงานไม่สามารถทำทุกอย่างที่ Excel ทำได้ แต่คุณไม่จำเป็นต้องทำสิ่งนั้นจริง ๆ เพื่อทำทุกสิ่งที่ Excel ทำได้ ถ้าชีตทำทุกอย่างที่คุณต้องการคุณก็ไม่จำเป็นต้องซื้อ Excel
อย่างไรก็ตามความจริงก็คือว่าแผ่นงานยังมีข้อ จำกัด มากมายและบางสิ่งที่ไม่สำคัญใน Excel เป็นงานแผ่นเล็ก ๆ น้อย ๆ คุณอาจพบปัญหาที่คุณเพิ่มรายการที่ซ้ำกันลงในสเปรดชีตโดยไม่ได้ตั้งใจ ท้ายที่สุดยิ่งคุณเพิ่มข้อมูลมากเท่าไหร่คุณก็ยิ่งมีแนวโน้มที่จะแทรกข้อมูลที่ซ้ำกันลงในสเปรดชีตโดยไม่ตั้งใจซึ่งอาจทำให้ชุดข้อมูลที่คุณทำงานนั้นยากที่จะรวบรวมเข้าด้วยกัน ไม่ดีพอ แต่ส่วนที่แย่ที่สุดจะเกิดขึ้นในภายหลังเมื่อคุณพยายามมองดูงานของคุณ เนื่องจากสเปรดชีตอาจเป็นเอกสารที่มีความยาวจึงเป็นเรื่องยากที่จะตรวจจับและลบข้อมูลซ้ำเมื่อเวลาผ่านไปซึ่งนำไปสู่ข้อผิดพลาดในการคำนวณในงานของคุณโดยไม่มีแหล่งที่มาที่ชัดเจนว่าปัญหามาจากไหน
โชคดีที่เราพบวิธีการหลายวิธีในการเน้นรายการที่ซ้ำกันภายใน Google ชีต เป็นสิ่งสำคัญที่วิธีการของเราจะไม่ลบข้อมูลที่ซ้ำกันโดยอัตโนมัติเนื่องจากข้อมูลที่ซ้ำกันทั้งหมดไม่ใช่ข้อผิดพลาด แต่ถ้ามันเพิ่งถูกไฮไลต์คุณสามารถกำหนดว่าอันไหนไม่จำเป็นต้องอยู่ที่นั่นด้วยตัวคุณเองโดยไม่จำเป็นต้องใช้สเปรดชีตทั้งหมด ฉันจะแสดงวิธีที่แตกต่างกันสองสามวิธีในการเน้นหรือลบข้อมูลที่ซ้ำกันในแผ่นงาน
เนื่องจากเราต้องการให้ Google ชีตเน้นข้อมูลของเราโดยอัตโนมัติเราจะใช้สูตรเพื่อบอกชีตเพื่อนำไปข้างหน้าและเน้นข้อมูลเฉพาะที่ไม่ซ้ำใคร จริงๆแล้วมีสองวิธีในการบังคับให้ชีตเพื่อเน้นข้อมูลที่คัดลอก: ส่วนแรกจะเน้นข้อมูลที่ซ้ำทั้งหมดสำหรับการยืนยันด้วยตนเองในขณะที่สองจะคัดลอกเซลล์ที่ไม่ซ้ำกันไปยังคอลัมน์ที่เลือกซึ่งช่วยให้คุณตรวจสอบความแตกต่าง
วิธีที่ 1: เน้นสีที่ซ้ำกันโดยใช้สี
เท่าที่สามารถระบุข้อผิดพลาดในสเปรดชีตของคุณได้การใช้ไฮไลต์สีเพื่อเน้นข้อมูลใด ๆ ที่ได้รับการป้อนอย่างไม่ถูกต้องเป็นวิธีที่ชัดเจนและชัดเจนที่สุด โดยการเน้นข้อมูลทำให้ง่ายต่อการระบุข้อผิดพลาดอย่างรวดเร็วเนื่องจากคุณสามารถเรียกใช้รายการเนื้อหาที่คุณต้องระบุ เราจะใช้ไฮไลต์สีแดงในขั้นตอนนี้เพื่อระบุเนื้อหาที่ซ้ำกันของเราเนื่องจากสีแดงดึงดูดสายตา (โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อเทียบกับโทนสีขาวและสีเทาปกติของชีต) และเป็นสีสากลสำหรับข้อความแสดงข้อผิดพลาด
เริ่มต้นด้วยการเปิดไฟล์แผ่นงานที่คุณต้องการตรวจสอบ คุณจะต้องแน่ใจว่าข้อมูลของคุณถูกจัดเรียงอย่างดีทั้งคอลัมน์และแถวเพื่อให้สามารถตรวจสอบเนื้อหาในเอกสารของคุณได้อย่างง่ายดาย ไม่จำเป็นต้องทำให้งานของคุณเองยากขึ้น ตอนนี้ไฮไลต์คอลัมน์ที่คุณต้องการเรียงลำดับที่ด้านบนของเอกสารและเลือกรูปแบบในเมนูด้านบนของเอกสารของคุณ เลือก“ การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข” จากรายการตัวเลือกในเมนูนี้และเมนูทางเลือกจะปรากฏทางด้านขวาของจอแสดงผล ในเมนูนี้เลือกช่วงโดยใช้การผสมตัวอักษรและตัวเลขที่สอดคล้องกัน (ตัวอย่างเช่น A1 ถึง A76)
เมื่อคุณเลือกเนื้อหาของคุณแล้วให้เปลี่ยน "จัดรูปแบบเซลล์ถ้า" เป็น "สูตรแบบกำหนดเองคือ" ในเมนูแบบเลื่อนลงและพิมพ์หรือวางต่อไปนี้โดยไม่มีเครื่องหมายคำพูด: "= countif (A: A, A1)> 1" ลงในกล่องด้านล่าง เมนูของคุณ นี่จะทำให้สูตรสำหรับเนื้อหาของคุณเสร็จสมบูรณ์ เมื่อตั้งค่านี้แล้วให้เปลี่ยนสไตล์การจัดรูปแบบเพื่อเน้นเนื้อหาของคุณด้วยพื้นหลังสีแดงของเซลล์และคลิกที่ไอคอนเสร็จบนเมนูของคุณ สเปรดชีตของคุณจะเน้นเซลล์ที่ซ้ำกันของคุณเป็นสีแดงและคุณสามารถสแกนสิ่งที่เลือกซ้ำ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าสำเนาที่มีอยู่ถูกต้องแล้วลบรายการที่ไม่ถูกต้อง ปิดเมนูการจัดรูปแบบและคุณสามารถคืนค่าสีปกติไปยังเซลล์ของคุณ
วิธีที่ 2: คัดลอกเฉพาะเซลล์ที่ไม่ซ้ำกัน
หรือหากคุณต้องการจัดเรียงข้อมูลดิบโดยอัตโนมัติการคัดลอกเฉพาะเซลล์ที่ไม่ซ้ำแทนเซลล์ที่ซ้ำกันของคุณจะมีประโยชน์อย่างมากสำหรับการเรียงลำดับและการกรองที่รวดเร็ว หากคุณแน่ใจว่าข้อมูลของคุณถูกต้องและคุณต้องการเอาข้อมูลที่ซ้ำกันออกทันทีที่คุณไม่ต้องการคุณควรลองใช้วิธีนี้แทน
เช่นเดียวกับขั้นตอนสุดท้ายเริ่มต้นด้วยการเปิดเอกสารที่คุณต้องการเรียงลำดับภายใน Google ชีต เน้นคอลัมน์ที่คุณต้องการแก้ไข เมื่อคุณไฮไลต์เซลล์ให้คลิกที่เซลล์ว่างด้านบนของคอลัมน์ว่างเพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลของคุณถูกย้ายไปที่ด้านข้างของแผนภูมิ คอลัมน์นี้จะถูกใช้เพื่อแสดงผลการจัดเรียงและสูตรของคุณด้านล่าง ตอนนี้ที่ด้านบนของเอกสารในกล่องสูตรใส่พิมพ์หรือวางต่อไปนี้โดยไม่มีเครื่องหมายคำพูด:“ = UNIQUE ()” สูตรนี้จะบอกให้ชีตทำการคัดลอกและแสดงเฉพาะอินพุตเซลล์ที่ไม่ซ้ำกันและเพื่อละเว้นข้อมูลใด ๆ ที่คัดลอกหรือทำซ้ำเซลล์อื่น ภายในวงเล็บของสูตรด้านบนตรวจสอบให้แน่ใจว่าพิมพ์พิกัดของเซลล์โดยใช้วิธีสเปรดชีตมาตรฐาน (ตัวอย่างเช่นการพิมพ์ (A1: A75) จะสแกนข้อมูลทั้งหมดจากคอลัมน์ A แถว 1 ไปยังคอลัมน์ A แถวที่ 75) เมื่อคุณป้อนข้อมูลใหม่ให้กด Enter เพื่อย้ายข้อมูลใหม่ของคุณไปยังคอลัมน์ที่คุณกำหนดไว้ก่อนหน้า เมื่อเสร็จแล้วคุณสามารถตรวจสอบด้วยตนเองหรือนำเข้าข้อมูลลงในสเปรดชีตที่ใช้งานอยู่
วิธีที่ 3: การใช้ Add-On
เราควรทราบว่ามีปลั๊กอินจำนวนมากสำหรับใช้งานกับ Google ชีตออนไลน์ผ่าน Chrome Web Store รวมถึงเครื่องมือสำหรับลบรายการข้อมูลที่ซ้ำกันโดยอัตโนมัติจากเอกสาร “ Remove Duplicates” เป็นเครื่องมือที่มีชื่อเหมาะเจาะที่นำเสนอโดยนักพัฒนาสามารถที่จะช่วยให้คุณค้นหารายการที่ซ้ำกันได้อย่างรวดเร็วทั่วทั้งแผ่นข้อมูลหรือโดยการค้นหาได้มากถึงสองคอลัมน์พร้อมกัน คุณสามารถย้ายลบและไฮไลต์ผลลัพธ์ได้เช่นเดียวกับที่คุณทำกับสูตรงานด้านบนแม้ว่ากระบวนการนี้จะเป็นไปโดยอัตโนมัติมากกว่าที่เราเคยเห็นมาก่อนดังนั้นโปรดจำไว้ว่าหากคุณต้องการควบคุมกระบวนการมากขึ้น เครื่องมือนี้มีการตั้งค่าตัวช่วยสร้างสองตัวที่ช่วยให้คุณสามารถค้นหาและลบรายการที่ซ้ำกันหรือคุณสมบัติที่ไม่ซ้ำจากเอกสารของคุณทำให้ง่ายต่อการติดตามข้อมูลในขณะที่คุณไป
โดยรวมแล้วการใช้เครื่องมือตัวช่วยสร้างเพื่อค้นหาข้อมูลของคุณอาจคุ้มค่าในระยะยาวสำหรับผู้ใช้ที่กำลังมองหารายการที่ซ้ำกันในสเปรดชีตของพวกเขาและจะใช้เวลาทำสิ่งอื่นอย่างเข้าใจ แต่ผู้ใช้ที่ต้องตรวจสอบเพียงครั้งเดียวหรือ สองครั้งทุก ๆ สองสามเดือนอาจจะดีกว่าเพียงใช้เครื่องมือสูตรด้านบนเพื่อระบุข้อมูลด้วยตนเอง ที่กล่าวว่า Remove Duplicates มีคะแนนที่แข็งแกร่งใน Chrome เว็บสโตร์พร้อมคำวิจารณ์ที่แข็งแกร่งและทีมพัฒนาที่ตอบสนองต่อการวิพากษ์วิจารณ์และการร้องเรียน โดยรวมแล้วมันเป็นตัวเลือกที่ยอดเยี่ยมหากคุณกำลังมองหาวิธีที่มีความคล่องตัวมากขึ้นในการจัดเรียงเนื้อหาของคุณและค้นหารายการที่ซ้ำกันภายในสเปรดชีต
วิธีที่ 4: การใช้เครื่องมือลบรายการที่ซ้ำกัน
จำได้ไหมว่าฉันได้พูดถึงข้างต้นเกี่ยวกับวิธีที่ Google นำเสนอคุณลักษณะใหม่ ๆ เพื่อเพิ่มความสามารถของชีต เนื่องจากบทความนี้เขียนขึ้นในตอนแรกพวกเขาได้เพิ่มเครื่องมือ Remove Duplicates ที่มีคุณสมบัติครบถ้วนลงในแพ็คเกจหลัก มันเป็นเครื่องมือที่ใช้ง่ายมากและฉันจะแนะนำคุณให้รู้ ลองสเปรดชีตทั่วไปพร้อมรายชื่อเกมกระดาน…และถ้าคุณอ่านอย่างใกล้ชิดคุณจะเห็นว่าฉันใส่ข้อมูลที่ซ้ำกันสองรายการลงในรายการ
ในการใช้เครื่องมือสิ่งที่เราต้องทำคือเลือกพื้นที่ข้อมูลที่เราต้องการยกเลิกการทำซ้ำ โปรดทราบว่าเราสามารถเลือกแถวหรือคอลัมน์ได้อย่างอิสระ หากเรารวมคอลัมน์ราคาไว้ฟังก์ชันลบรายการซ้ำจะดูทั้งชื่อและราคาเพื่อตัดสินใจว่าแถวนั้นซ้ำกันหรือไม่ เมื่อเลือกพื้นที่ข้อมูลแล้วให้ไปที่ Data-> Remove Duplicates ยอมรับค่าเริ่มต้นในกล่องโต้ตอบและ voila - การขจัดข้อมูลซ้ำซ้อนจะทำโดยอัตโนมัติ
วิธีที่ 5: ใช้ PivotTable เพื่อค้นหาแถวที่ซ้ำกัน
ชีตใช้ฟังก์ชั่น PivotTable ครบชุดซึ่งเป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์มากสำหรับการดูข้อมูลอย่างใกล้ชิดยิ่งขึ้น การใช้ PivotTable จะไม่ลบแถวที่ซ้ำกันโดยอัตโนมัติ แต่จะให้รายละเอียดว่าแถวไหนมีข้อมูลซ้ำดังนั้นคุณสามารถดูข้อมูลของคุณด้วยตนเองและดูว่ามีอะไรผิดพลาดบ้างไหม การสร้าง PivotTable นั้นมีความเกี่ยวข้องมากกว่าวิธีอื่น ๆ ที่ฉันแสดงให้คุณเห็น แต่มันก็คุ้มค่าที่จะรู้ว่าต้องทำอย่างไรและฉันจะพาคุณผ่านมันไป
ก่อนอื่นให้เลือกข้อมูลตารางทั้งหมดจากนั้นไปที่ Data-> Pivot Table
คุณสามารถปรับช่วงข้อมูลได้ที่นี่หากต้องการรวมถึงตัดสินใจว่า PivotTable ควรจะไปที่ใด ฉันจะใส่ลงในแผ่นงานใหม่และยอมรับช่วงที่ฉันให้ไปแล้ว เมื่อเรากด“ สร้าง” PivotTable ที่ว่างเปล่าจะเปิดขึ้นที่จุดแทรก… แต่ PivotTable ที่ว่างเปล่าจะไม่ทำสิ่งที่ดีกับเรา เราต้องบอกข้อมูลที่จะวิเคราะห์
เราจะเลือก“ เพิ่ม” ถัดจากแถวและเพิ่มแถว“ ชื่อ” จากนั้นภายใต้ค่าเราจะเลือก“ เพิ่ม” และเลือก“ ชื่อ” อีกครั้งจากนั้นยอมรับฟังก์ชั่น COUNTA เป็นค่าเริ่มต้น (หากเรากำลังหาข้อมูลตัวเลขที่ซ้ำกันเราจะใช้ COUNT; COUNTA ใช้สำหรับการนับฟิลด์ข้อความ)
ทันทีที่เราทำการเลือกเหล่านี้ PivotTable จะอัปเดตโดยอัตโนมัติและตอนนี้เราสามารถเห็นผลลัพธ์สุดท้าย
โปรดทราบว่าคอลัมน์ COUNTA มีจำนวนครั้งที่แต่ละชื่อปรากฏขึ้น มี 1 สำหรับส่วนใหญ่ของชื่อ แต่ Axis & Allies และ Castle Risk ทั้งคู่แสดง 2 ซึ่งหมายความว่ามีสองอินสแตนซ์ของแต่ละชื่อเหล่านั้นในแผนภูมิ อย่างที่คุณเห็นวิธีการของ PivotTable นั้นมีความเกี่ยวข้องเพิ่มขึ้นเล็กน้อย แต่มันก็ให้รายงานเฉพาะเกี่ยวกับที่ที่คุณจะพบข้อมูลที่ซ้ำกันซึ่งจะมีประโยชน์มากสำหรับการวิเคราะห์ข้อมูล
***
สเปรดชีตมักจะค่อนข้างซับซ้อนกว่าเอกสารที่สร้างใน Google เอกสารหรือใน Microsoft Word เนื่องจากข้อมูลเหล่านี้สร้างขึ้นเพื่อจัดการกับข้อมูลที่มีการจัดระเบียบจึงเป็นสิ่งสำคัญที่จะทำให้แน่ใจว่าเนื้อหาของคุณถูกต้องตลอดเวลา การเก็บเซลล์ที่ซ้ำกันในไฟล์ของคุณอาจทำให้เกิดปัญหาร้ายแรงกับข้อมูลของคุณหากคุณไม่ระวังโดยเฉพาะเมื่อพยายามเรียงลำดับข้อมูลทางการเงินลงในสเปรดชีตที่มีประโยชน์ การรวมเรื่องต่างๆการพยายามหาเซลล์ที่ผิดพลาดด้วยตัวคุณเองอาจเป็นเรื่องยุ่งยากที่แทบเป็นไปไม่ได้ถ้าสเปรดชีตมีขนาดใหญ่ โชคดีที่การระบุการลบและการลบเซลล์ที่เหมือนกันของข้อมูลนั้นเป็นเรื่องง่ายอย่างน่าประหลาดใจใน Google ชีตสิ่งที่เป็นบวกถ้าคุณต้องจัดการกับสเปรดชีตอย่างสม่ำเสมอในเวิร์กโฟลว์ประจำวันของคุณ และหากคุณกำลังมองหาบางอย่างที่ทำให้การเรียงลำดับเนื้อหาของคุณง่ายขึ้นคุณสามารถใช้ Add-on เช่น Remove Duplicates ได้ตลอดเวลาเพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลของคุณได้รับการจัดเรียงอย่างดีและมีการจัดการที่ดี ในปี 2019 ไม่มีเหตุผลที่จะทำให้สเปรดชีตที่เต็มไปด้วยข้อผิดพลาดยุ่งดังนั้นโปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลของคุณถูกต้องและข้อมูลของคุณได้รับการยืนยันโดยใช้วิธีการที่อธิบายไว้ข้างต้น
ต้องการข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับ Google ชีต?
การค้นหารายการที่ซ้ำกันของคุณเป็นสิ่งหนึ่ง แต่คุณควรตรวจสอบบทแนะนำของเราเกี่ยวกับวิธีนับจำนวนที่ซ้ำกันใน Google ชีต
นักสถิติใช้ฟังก์ชันค่าสัมบูรณ์สำหรับหลาย ๆ วัตถุประสงค์และเราจะแสดงวิธีใช้ค่าสัมบูรณ์ใน Google ชีต
ต้องการรักษาความปลอดภัยสเปรดชีตของคุณหรือไม่ นี่คือวิธีการล็อคสูตรใน Google ชีต
หากคุณต้องการเปรียบเทียบข้อมูลระหว่างคอลัมน์โปรดดูคู่มือฉบับสมบูรณ์ของเราเพื่อเปรียบเทียบคอลัมน์ใน Google ชีต
คุณรู้หรือไม่ว่าคุณสามารถเก็บข้อมูลปฏิทินและแผ่นเวลาในแผ่นงานได้? เพียงอ่านบทแนะนำของเราเกี่ยวกับการทำงานกับข้อมูลวันที่และเวลาใน Google ชีต
