Google เอกสารเป็นวิธีการปฏิวัติการจัดการไฟล์และเอกสารในยุคปัจจุบัน ช่วยให้คุณสามารถทำงานร่วมกับผู้ใช้ที่แตกต่างกันได้ทันทีในขณะที่ให้การเข้าถึงข้อมูลจากอุปกรณ์ใด ๆ ด้วยการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต
ดูบทความของเราวิธีการลบเอกสารทั้งหมดใน Google เอกสาร
อย่างไรก็ตามเมื่อทำงานใน Google เอกสารโดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าคุณจัดการไฟล์เหล่านี้ทุกวันมันเป็นสิ่งสำคัญที่คุณจะต้องจัดระเบียบอย่างไม่น่าเชื่อ หากคุณไม่ทำคุณอาจเสี่ยงต่อการสูญเสียข้อมูลสำคัญและเสียเวลาในการค้นหาสิ่งที่คุณสามารถค้นพบได้ทันที
เพื่อช่วยเหลือองค์กรใน Google เอกสารคุณต้องการใช้โฟลเดอร์ โฟลเดอร์เป็นสิ่งที่ยอดเยี่ยมเพราะสิ่งเหล่านี้ช่วยให้คุณจัดกลุ่มแนวคิดหัวข้อที่แตกต่างกันเป็นส่วนดิจิทัลเดียว คุณสามารถใช้พวกเขาเพื่อจัดระเบียบตามสถานที่ทำงานแนวคิดประเภทและอื่น ๆ อย่างไรก็ตาม Google เอกสารไม่สามารถสร้างโฟลเดอร์ในตัวเองได้ แต่คุณกำลังสร้างมันขึ้นมาใน Google Drive ซึ่งเป็นระบบที่เชื่อมโยงโดยตรงกับซอฟต์แวร์อื่น ๆ ของ Google ไม่ต้องกังวล กระบวนการนี้ยังง่ายอย่างไม่น่าเชื่อ
ในคู่มือนี้เราจะแสดงวิธีสร้างโฟลเดอร์ใน Google Drive เพื่อจัดระเบียบ Google เอกสารของคุณ
วิธีสร้างโฟลเดอร์ใน Google Drive
หากต้องการสร้างโฟลเดอร์ใน Google Drive คุณจะต้องเปิดเบราว์เซอร์ที่คุณต้องการ จากนั้นไปที่ Google Drive ลงชื่อเข้าใช้แล้วคุณจะสามารถเข้าถึงไฟล์และเอกสารทั้งหมดของคุณต่อหน้าคุณ
จากที่นี่คุณสามารถสร้างเอกสารใหม่เพื่อจัดระเบียบหรือเลือกสิ่งที่คุณมีอยู่แล้วที่จะต้องวาง
การจัดระเบียบในเอกสาร
หากคุณอยู่ในเอกสาร Google เอกสารคุณสามารถไปที่ปุ่มโฟลเดอร์ถัดจากชื่อเรื่องได้ จากตรงนั้นคุณจะได้รับตัวเลือกให้ตั้งชื่อโฟลเดอร์ใหม่หรือเพิ่มเอกสารไปยังโฟลเดอร์ที่มีอยู่ หากคุณต้องการที่จะเพิ่มไปยังที่มีอยู่ให้คลิกที่โฟลเดอร์ที่กำหนดและเลือก "ย้ายที่นี่" และเอกสารจะถูกวางในพื้นที่ถือดิจิตอล
การจัดนอกเอกสาร
ดังที่คุณทราบ Google Drive จัดการ Google เอกสาร, Google ชีตและ Google Slides สิ่งนี้ช่วยให้คุณสามารถจัดระเบียบกลุ่มและแนวคิดของกลุ่มทั้งสามกลุ่มไว้ในที่เดียว
เมื่อคุณอยู่ใน Google Drive แต่ไม่อยู่ในเอกสารใด ๆ คุณจะอยู่ในรายการไฟล์ทั้งหมดของคุณ เพื่อจัดระเบียบพวกเขาไปที่ด้านบนซ้ายและเลือกปุ่ม "ใหม่" จากรายการแบบเลื่อนลงให้เลื่อนลงไปที่กลุ่ม "โฟลเดอร์" จากนั้นรายการใหม่จะปรากฏขึ้น ตั้งชื่อโฟลเดอร์และมันจะปรากฏในรายการเอกสารของคุณ
รายการวางโฟลเดอร์ไว้สูงกว่าไฟล์ดังนั้นพึงระลึกไว้เสมอ ในเมนูนี้คุณมีตัวเลือกต่าง ๆ สำหรับองค์กร คุณสามารถลากข้อมูลของคุณไปไว้ด้านบนของโฟลเดอร์และมันจะวางไว้ในนั้น หรือคุณสามารถคลิกขวาที่ไฟล์และเลือก“ ย้ายไปที่” และจะแสดงรายการโฟลเดอร์ที่คุณสามารถย้ายเอกสารไปไว้
ทั้งสองอย่างรวดเร็วอย่างไม่น่าเชื่อและแต่ละวิธีจะทำสิ่งที่คุณต้องการอย่างแม่นยำ: จัดระเบียบไฟล์และเอกสารของคุณ
การจัดการโฟลเดอร์
เมื่อคุณจัดระเบียบไฟล์ของคุณแล้วคุณสามารถเข้าสู่ระดับใหม่ของการจัดระเบียบ: การจัดระเบียบโฟลเดอร์
คุณสามารถคัดลอกและวางโฟลเดอร์ย้ายไปไว้ในโฟลเดอร์ย่อยลบออกและอีกมากมาย หากต้องการจัดการโฟลเดอร์เพียงคลิกขวาที่รายการและเลือกตัวเลือกใดก็ได้ที่คุณต้องการจากช่องรายการแบบเลื่อนลง
โฟลเดอร์ยังทำให้การแชร์กลุ่มเอกสารกับผู้ใช้อื่น ๆ ทำได้ง่ายขึ้น แทนที่จะแบ่งปันแต่ละไฟล์ด้วยตัวเองคุณสามารถสร้างโฟลเดอร์เพื่อกองเอกสารต่าง ๆ ภายในและอนุญาตให้ผู้อื่นจัดการได้ ด้วยการแชร์ลิงก์นั้นผู้ใช้ที่มีสิทธิ์เข้าถึงสามารถอัปโหลดเอกสารใหม่เข้าถึงผู้อื่นและอื่น ๆ ทั้งหมดแบบเรียลไทม์ คุณไม่ต้องรอให้เอกสารอัปโหลดอีกต่อไปแล้วแชร์ด้วยตนเองหลังจากรออยู่ตลอดเวลานั่นคือการร้องเรียนทั่วไปกับผู้ทำงานร่วมกัน Google Drive บ่อยครั้ง
ความสามารถภายนอก
คุณยังสามารถเปิดโฟลเดอร์ไดรฟ์ในแอปพลิเคชั่นอื่น ๆ เช่นแอปแชทธุรกิจ, Slack หรือแอพจัดการ, Airtable โฟลเดอร์สามารถมีสีต่างกันได้และคุณสามารถติดดาวเพื่อให้เข้าถึงได้ง่ายยิ่งขึ้น ความเป็นไปได้ในการจัดระเบียบไฟล์ Google Drive ของคุณไม่มีที่สิ้นสุด
เมื่อคุณรู้วิธีจัดระเบียบไฟล์ Google Drive ของคุณแล้วให้แน่ใจว่าคุณใช้เวลาในการหากระบวนการที่ดีที่สุดสำหรับคุณ บางคนชอบโฟลเดอร์ที่แตกต่างกันสำหรับทุกอย่างในขณะที่คนอื่นชอบกลุ่มก้อนใหญ่ในโฟลเดอร์เดียวที่มีโฟลเดอร์ย่อยอยู่ภายในนั้น ไม่ว่าจะด้วยวิธีใดระบบขององค์กรที่ยอดเยี่ยมของ Google Drive จะช่วยให้คุณมีเครื่องมือในการทำให้งานของคุณก้าวไปข้างหน้าแทนที่จะใช้เวลาในการค้นหาเอกสารและไฟล์ต่างๆ
