วิธีย้ายเอกสารใน sharepoint

การจัดการเอกสารเป็นหนึ่งในสิ่งที่สำคัญที่สุดใน SharePoint ในธุรกิจเอกสารมักจะมีการพัฒนาสิ่งต่าง ๆ พวกเขาอาจเริ่มต้นใน OneDrive for Business และจบลงที่ไซต์ทีมขององค์กร เอกสารมักจะเปลี่ยนที่ตั้งเพื่อให้ทราบว่าการย้ายเอกสารใน SharePoint เป็นเรื่องสำคัญ

หลายวิธีที่จะทำ

ลิงค์ด่วน

• หลายวิธีที่จะทำ
  • 1. File Explorer
  • 2. เลื่อนไปที่ / คัดลอกไปที่
  • 3. จัดการเนื้อหาและโครงสร้าง
  • 4. ผู้จัดการเนื้อหา
  • 5. เครื่องมือการย้ายข้อมูล SharePoint
  • 6. ผลิตภัณฑ์ของบุคคลที่สาม
  • 7. โซลูชันที่กำหนดเอง
• เลือกวิธีการของคุณ

ทุกคนที่ทำงานใน SharePoint รู้ว่ามีหลายวิธีในการทำงานให้สำเร็จ การย้ายเอกสารจะไม่มีข้อยกเว้น ไม่ว่าคุณจะลงเอยด้วยการใช้ File Explorer หรือเครื่องมือการย้ายข้อมูลขึ้นอยู่กับหลายปัจจัยเช่นจำนวนเอกสารที่ถูกย้ายความสำคัญของการเก็บประวัติเวอร์ชันเมตาดาต้าและอื่น ๆ

1. File Explorer

หากต้องการย้ายเอกสารโดยใช้ File Explorer ให้เปิดทั้งไลบรารีเป้าหมายและไลบรารีเอกสารต้นทาง (ไม่สำคัญว่าจะเป็นไซต์เดียวกันหรือไม่) เลือก File Explorer ในเมนูแบบเลื่อนลง นี่เป็นการเปิดมุมมอง explorer สำหรับแต่ละไลบรารี ใช้การลาก - & - วางเพื่อย้ายรายการระหว่างมุมมอง explorer สองรายการ

คุณสามารถย้ายทั้งโฟลเดอร์และไฟล์และเก็บรักษาประเภทเนื้อหาหากทั้งที่ตั้งต้นทางและปลายทางได้กำหนดประเภทเนื้อหาไว้แล้ว วิธีนี้ยังคงเมทาดาทาที่กำหนดเองไว้หากทั้งแหล่งที่มาและที่ตั้งเป้าหมายถูกกำหนดโดยใช้เมทาดาทาเดียวกัน

อย่างไรก็ตามกระบวนการนี้เป็นแบบทำเองและคัดลอกได้มากกว่าการย้ายซึ่งหมายความว่าคุณต้องลบรายการต้นฉบับหลังจากย้าย มันไม่ได้เก็บประวัติรุ่นหรือคุณสมบัติที่สร้างขึ้นสร้างแก้ไขและแก้ไขโดยคุณสมบัติ

2. เลื่อนไปที่ / คัดลอกไปที่

แม้ว่าจะมีประโยชน์และใช้งานง่ายคำสั่ง ย้ายไปยัง และ คัดลอกไปยัง มีอยู่ใน SharePoint Online เท่านั้น ตัวเลือกนี้ช่วยให้คุณสามารถย้ายเอกสารจาก OneDrive for Business หรือ SharePoint ไปยังปลายทางใน SharePoint หรือ OneDrive เลือกไฟล์และคลิกคำสั่งอย่างใดอย่างหนึ่งจากทั้งสองคำสั่ง ตัวเลือก ย้ายไปยัง จะย้ายเอกสารของคุณด้วยการป้องกันข้อมูลเมตาและประวัติรุ่นไปยังโฟลเดอร์อื่นภายในไลบรารีเดียวกันไปยังไลบรารีอื่นหรือไปยังไซต์อื่น

วิธีนี้เหมาะสำหรับผู้ใช้ปลายทางเนื่องจากง่ายและตรงไปตรงมา ช่วยให้คุณสามารถคัดลอกและย้ายทั้งไฟล์และโฟลเดอร์ สิ่งที่ดีที่สุดคือมันเก็บประเภทเนื้อหาประวัติรุ่นเมทาดาทาที่กำหนดเอง และ คุณสมบัติที่สร้างสร้างโดยแก้ไขและปรับเปลี่ยนตามคุณสมบัติ อย่างไรก็ตามคำสั่ง คัดลอก ไปยังเก็บเฉพาะรุ่นล่าสุด - ข้อเสียที่สำคัญคือความจริงที่ว่าวิธีนี้เป็นเอกสิทธิ์ของ SharePoint Online

3. จัดการเนื้อหาและโครงสร้าง

หากคุณเปิดใช้งานคุณสมบัติโครงสร้างพื้นฐานการเผยแพร่ของ SharePoint Server คุณจะเห็นลิงก์จัดการเนื้อหาและโครงสร้างเมื่อคุณนำทางไปยังการ ดูแลไซต์ ด้วยคุณสมบัตินี้คุณสามารถย้าย / คัดลอกเอกสาร นี่เป็นหนึ่งในแฮ็คที่ดีที่สุดที่จะช่วยให้คุณย้ายเอกสารหลายเอกสารพร้อมกันในขณะที่รักษาประวัติเวอร์ชันสร้างสร้างแก้ไขและแก้ไขโดยคุณสมบัติ ประเภทเนื้อหาและข้อมูลเมตายังคงอยู่โดยใช้วิธีนี้

อย่างไรก็ตามคุณจะต้องเปิดคุณสมบัติการเผยแพร่ แม้ว่าคุณจะไม่สามารถย้ายหลายโฟลเดอร์ได้ บางทีข้อเสียที่ใหญ่ที่สุดของวิธีนี้คือคุณต้องเป็นเจ้าของไซต์เพื่อใช้งาน โอ้และใช้ได้ในไซต์เดียวเท่านั้น

4. ผู้จัดการเนื้อหา

เพียงเปิดใช้งานฟีเจอร์จัดการเนื้อหาจากนั้นเลือกกฎการจัดเส้นทางที่คุณต้องการใช้และวางเอกสารที่คุณต้องการย้ายไปไว้ในไลบรารีดรอปดาวน์ วิธีนี้ยังช่วยให้คุณย้ายเอกสารไปยังไซต์อื่น ๆ ใช้เวลาสักครู่ในการกำหนดค่า แต่คุณต้องทำเพียงครั้งเดียว นอกจากนี้ยังคงประเภทเนื้อหาและข้อมูลเมตาที่กำหนดเอง

แม้ว่าจะไม่เก็บประวัติเวอร์ชันและต้องมีผู้ดูแล แต่ก็มีคุณสมบัติที่มีประโยชน์ที่ช่วยให้คุณสามารถกำหนดเส้นทางเอกสารของคุณไปยังโฟลเดอร์

5. เครื่องมือการย้ายข้อมูล SharePoint

Microsoft รู้ว่าการย้ายเอกสารใน SharePoint นั้นค่อนข้างยุ่งยาก นี่คือเหตุผลที่ บริษัท มาพร้อมกับเครื่องมือการโยกย้าย SharePoint ฟรี เครื่องมือนี้จัดการทุกอย่างตั้งแต่การโยกย้ายขนาดเล็กไปจนถึงขนาดใหญ่ที่สามารถรวมไฟล์โฟลเดอร์และแม้แต่รายการจากไซต์ SharePoint ของคุณ รายการถูกย้ายไปยัง OneDrive หรือ SharePoint

ประโยชน์ที่ชัดเจนที่สุดของวิธีนี้คือความสามารถของเครื่องมือในการจัดการการย้ายข้อมูลจำนวนมาก นอกจากนี้ยังปรับแต่งได้มากและรักษาประวัติรุ่น อย่างไรก็ตามมันเข้ากันไม่ได้กับ SharePoint เวอร์ชันก่อน 2013 ในทางตรงกันข้ามผลิตภัณฑ์การย้ายข้อมูลของบุคคลที่สามบางตัวสามารถปรับแต่งได้อย่างมีนัยสำคัญ

6. ผลิตภัณฑ์ของบุคคลที่สาม

ผลิตภัณฑ์การโยกย้ายเอกสารของบุคคลที่สามที่มีคุณภาพส่วนใหญ่นั้นไม่ได้ฟรี แต่มีแนวโน้มที่จะทำงานได้อย่างน่าอัศจรรย์ พวกเขามักจะปรับขนาดได้และปรับแต่งได้สูง ผลิตภัณฑ์เหล่านี้ส่วนใหญ่มีความสามารถในการเก็บรักษาทุกอย่างรวมถึงประเภทเนื้อหาข้อมูลเมตาคุณสมบัติทั้งหมดและประวัติรุ่น

ในทางกลับกันวิธีนี้จะเสียค่าใช้จ่าย เมื่อคุณพิจารณาความจริงที่ว่าคุณจ่ายเงินสำหรับเครื่องมือที่จะช่วยให้คุณย้ายเอกสารคุณจะเริ่มสงสัยว่าทำไม SharePoint ไม่ได้มาพร้อมกับตัวเลือกที่ใช้งานง่าย ข้อเสียอีกอย่างหนึ่งคือผลิตภัณฑ์ของ บริษัท อื่นจำเป็นต้องมีผู้ดูแลระบบเพื่อกำหนดค่าและเรียกใช้

7. โซลูชันที่กำหนดเอง

สุดท้ายคุณสามารถเขียนโค้ดโซลูชันที่คุณกำหนดเองผ่านเทคนิคที่หลากหลายเช่น REST API ผู้ใช้ปลายทางไม่จำเป็นต้องกำหนดเส้นทางอะไรคุณสามารถปรับแต่งได้มากเท่าที่คุณต้องการและคุณสามารถมั่นใจได้ว่าทุกอย่างถูกเก็บไว้ในเอกสาร ในอีกทางหนึ่งคุณต้องสามารถเขียนโค้ดและใช้เวลาในการเขียนและบำรุงรักษาโค้ดซึ่งอาจเป็นเรื่องยากในช่วงเวลาของการอัปเดตผลิตภัณฑ์

เลือกวิธีการของคุณ

มีวิธีการเพิ่มเติมสำหรับการย้ายเอกสารใน SharePoint แต่สิ่งเหล่านี้ควรครอบคลุมความต้องการส่วนใหญ่ของคุณ พิจารณาสิ่งที่คุณต้องการก่อนและในไม่ช้าคุณจะรู้ว่าวิธีใดที่จะใช้สำหรับแต่ละวิธี

วิธีใดที่คุณต้องการ คุณใช้มากกว่าหนึ่ง สนทนา