หากคุณใช้แพลตฟอร์ม Google Docs (และผู้คนมากมายทำเช่นนั้น) คุณทราบว่าเป็นชุดผลิตภัณฑ์ Office-workalike ที่ให้คุณจัดการสเปรดชีตเอกสารและงานนำเสนอเช่นเดียวกับ Excel, Word และ Powerpoint เท่านั้นโดยไม่ต้องใช้ ต้องจ่ายอะไรเลย Google ชีตเป็นวิธีการทำงานของ Excel และในขณะที่มันไม่มีฟีเจอร์ Excel ทุกอย่างมันเป็นชุดซอฟต์แวร์การผลิตที่มีประสิทธิภาพที่สามารถจัดการกับทุกสิ่งที่คุณต้องการ ที่น่าสนใจคือ Google ชีตให้ Excel ในส่วนที่สำคัญอย่างหนึ่ง: การควบคุมเวอร์ชัน การย้อนกลับเป็นเวอร์ชันก่อนหน้าของสเปรดชีตของคุณเป็นเรื่องง่ายใน Google ชีต ในบทความบทช่วยสอนนี้ฉันจะแสดงวิธีทำ
ดูบทความของเราวิธีสร้างรายการแบบเลื่อนลงใน Google ชีต
สำหรับผู้ใช้ที่บ้านหรือที่โรงเรียนส่วนใหญ่การควบคุมเวอร์ชันไม่สำคัญมาก มันเป็นสิ่งสำคัญสำหรับผู้ใช้ทางธุรกิจทั้งในการติดตามภายในและการตรวจสอบภายในและภายนอก นอกจากนี้ยังมีประโยชน์หากคุณทำการเปลี่ยนแปลงที่คุณต้องย้อนกลับและแก้ไข (“ หัวหน้าเกลียดการจัดวางแผนภูมิใหม่และต้องการให้มันกลับมาเหมือนเดิม”)
กุญแจสำคัญในการควบคุมความชำนาญของเวอร์ชันชีตคือ Excel (ในขณะที่มีฟังก์ชั่นบันทึกอัตโนมัติ) ขึ้นอยู่กับการบันทึกด้วยตนเองสำหรับการจัดเก็บไฟล์ปกติ Google ชีตจะบันทึกอัตโนมัติตลอดเวลา มีกลไกในตัวสำหรับการย้อนกลับการเปลี่ยนแปลงใน Google ชีตและเรียกว่า "ประวัติการแก้ไข"
เปลี่ยนกลับเป็นไฟล์เวอร์ชันก่อนหน้าใน Google ชีต
คุณสามารถเปลี่ยนเป็น Google เอกสารเวอร์ชันก่อนหน้าผ่านทางเอกสารเองหรือจาก Google ไดรฟ์
- เปิดแผ่นงานที่คุณต้องการเปลี่ยนกลับ
- เลือกลิงก์ข้อความ 'การเปลี่ยนแปลงทั้งหมดที่บันทึกไว้ในไดรฟ์' ในเมนูด้านบน
- เลือกรุ่นก่อนหน้าจากเมนูสไลด์ที่ปรากฏทางด้านขวา
- ทำเครื่องหมายที่ช่องด้านล่างถัดจากแสดงการเปลี่ยนแปลง
- เลือกปุ่มคืนค่าเวอร์ชันนี้ที่ด้านบนของหน้าจอ
เมื่อคุณเลือกรุ่นก่อนหน้าพร้อมแสดงการเปลี่ยนแปลงที่เลือกแผ่นงานจะแสดงให้คุณเห็นในหน้าสิ่งที่แตกต่างระหว่างสองเวอร์ชัน จากนั้นคุณสามารถเลื่อนดูเวอร์ชันก่อนหน้าทั้งหมดเพื่อค้นหาการแก้ไขที่คุณต้องการแก้ไข จากนั้นกดปุ่มกู้คืนการแก้ไขนี้เพื่อทำอย่างนั้น
การเลือกแต่ละเวอร์ชันก่อนหน้าจะแสดงให้คุณเห็นอย่างชัดเจนว่าชีตนั้นมีลักษณะอย่างไรเมื่อถูกบันทึก มันทำให้ง่ายมากในการเปรียบเทียบรุ่นระบุว่ามีการเปลี่ยนแปลงและย้อนกลับในกรณีที่จำเป็น
Google เก็บเอกสารเวอร์ชันเก่าทั้งหมดไว้เพื่อให้รายการมีความยาว
คุณสามารถเปลี่ยนกลับเป็นเวอร์ชันก่อนหน้าได้โดยตรงจาก Google Drive:
- ไปที่ Google Drive และเลือก My Drive หรือล่าสุดขึ้นอยู่กับว่าคุณทำงานเอกสารครั้งสุดท้ายเมื่อใด
- เลือก 'i' ที่มุมขวาบนของหน้าจอ
- นี่จะแสดงเมนูสไลด์เดียวกันทางด้านขวาตามที่คุณเห็นจากภายในชีต
- เลือกกิจกรรมแล้วเลือกเอกสารเวอร์ชันก่อนหน้าเพื่อโหลด
หากเอกสารมีการเปลี่ยนแปลงคุณสามารถดาวน์โหลดไปยังคอมพิวเตอร์ของคุณได้ เลือกไอคอนสามจุดใน Google Drive และเลือกจัดการรุ่น จากนั้นกดสามจุดอีกครั้งแล้วเลือกดาวน์โหลด ดาวน์โหลดนำแผ่นงานออกนอกการควบคุมเวอร์ชัน
โปรดทราบว่าหากคุณทำการเปลี่ยนแปลงสำเนาภายในเครื่องคุณจะต้องอัปโหลดไปยัง Google ไดรฟ์เพื่อรวมไว้ในประวัติการแก้ไขของเอกสาร เป็นสิ่งที่ต้องคำนึงถึงหากองค์กรของคุณใช้การควบคุมเวอร์ชันหรือผ่านการตรวจสอบ
เปลี่ยนกลับเป็นไฟล์เวอร์ชันก่อนหน้าใน Excel 2016
คุณสามารถทำได้ใน Microsoft Excel ใช่คุณสามารถย้อนกลับเป็นไฟล์เวอร์ชันก่อนหน้าใน Excel แต่เมื่อคุณเชื่อมต่อกับ SharePoint มิฉะนั้น Excel จะไม่เก็บรุ่นก่อนหน้ายกเว้นว่าคุณได้ขอให้ทำเช่นนั้นอย่างชัดเจน
- เปิดสมุดงาน Excel ที่คุณต้องการเปลี่ยนกลับ
- เลือกไฟล์และประวัติ
- เลือกเป็นรุ่นก่อนหน้าจากรายการที่ปรากฏขึ้นตรงกลาง
หากประวัติเป็นสีเทาแสดงว่า Excel ของคุณไม่ได้เชื่อมต่อกับ SharePoint หรือไม่ได้รับการกำหนดค่าสำหรับการควบคุมเวอร์ชัน คุณสามารถตรวจสอบใน SharePoint หากคุณต้องการ
- เปิด Library จากแถบ Quick Launch
- เลือกเอกสาร Excel และคลิกขวาระหว่างชื่อและวันที่
- คลิกขวาและเลือกประวัติรุ่น สิ่งนี้อาจปรากฏเป็นไอคอนจุดสามจุดทั้งนี้ขึ้นอยู่กับรุ่นของ SharePoint
- วางเมาส์เหนือไฟล์รุ่นก่อนหน้าและดูเรียกคืนหรือลบตามที่คุณต้องการ
เป็นการง่ายกว่าที่จะแปลงกลับเป็นไฟล์เวอร์ชันก่อนหน้าใน Google ชีตมากกว่าใน Excel อินสแตนซ์แบบสแตนด์อโลนของ Excel ไม่อนุญาต แต่ถ้าคุณเป็นผู้ใช้ SharePoint เป็นไปได้ตามที่อธิบายไว้ การใช้ชีตด้วยวิธีนี้จะดีกว่าแน่นอนและทำให้การตรวจสอบเวอร์ชันเก่าเร็วขึ้นและลื่นไหลมากขึ้น
คุณรู้วิธีอื่น ๆ ในการย้อนกลับไปใช้ไฟล์เวอร์ชันก่อนหน้าใน Google ชีตหรือไม่? บอกเราเกี่ยวกับเรื่องนี้ด้านล่างถ้าคุณทำ
