คุณสามารถบันทึกข้อความ Gmail ทั้งหมดเป็น PDF ลงในฮาร์ดไดรฟ์ของคุณ
ดูบทความของเราวิธีการลบจดหมายขยะทั้งหมดใน Gmail
เมื่อคุณมีไฟล์ PDF ของอีเมลคุณสามารถถ่ายโอนพิมพ์และตรวจสอบได้โดยไม่ต้องสูญเสียไฟล์แนบในแถบเนื้อหาใด ๆ หากคุณต้องเรียงลำดับหรือเก็บถาวรอีเมลบางส่วนของคุณเพื่อใช้ในภายหลังคุณสามารถเก็บไว้ใน Google ไดรฟ์ของคุณได้เช่นกัน
มีหลายวิธีในการแปลงอีเมลของคุณเป็น PDF และเก็บไว้ใน Google ไดรฟ์ของคุณ คุณสามารถทำทุกอย่างด้วยตนเองซึ่งใช้เวลา แต่ไม่จำเป็นต้องใช้ส่วนขยายใด ๆ
หากคุณไม่มีความอดทนหรือต้องการวิธีที่ง่ายกว่าในการแก้ไขปัญหานี้มีส่วนเสริมที่สามารถช่วยคุณได้
การแปลงและการจัดเก็บด้วยตนเอง
คุณสามารถบันทึกอีเมลเป็น PDF ด้วยตนเองทั้งบนคอมพิวเตอร์และสมาร์ทโฟน
คอมพิวเตอร์
ในการบันทึกอีเมลเป็น PDF คุณจะต้องมีข้อมูลสำรองและซิงค์จาก Google ติดตั้งในคอมพิวเตอร์ของคุณ สิ่งนี้จะสร้างโฟลเดอร์ Google ไดรฟ์แยกต่างหากในคอมพิวเตอร์ของคุณ
- เปิด Gmail ของคุณใน Chrome
- ค้นหาอีเมลที่คุณต้องการบันทึกเป็น PDF
- เปิดอีเมลและคลิกที่ปุ่ม 'พิมพ์ทั้งหมด' (ไอคอนเครื่องพิมพ์)
- ตั้งค่า 'ชื่อเครื่องพิมพ์' เป็น 'พิมพ์เป็น PDF' คลิก 'ตกลง' และหน้าต่างใหม่จะเปิดขึ้น
- ในหน้าต่างนี้ค้นหาโฟลเดอร์ Google Drive ของคุณพิมพ์ชื่ออีเมลและกด 'บันทึก'
- ดู Google Drive ของคุณและคุณควรหาอีเมลเวอร์ชัน PDF
หรือในกรณีที่คุณไม่ได้ติดตั้งการสำรองข้อมูลและการซิงค์คุณสามารถบันทึก PDF ได้ทุกที่ในไดรฟ์ภายในของคุณแล้วอัปโหลดไปยังบัญชี Google Drive ด้วยตนเอง
แต่ถ้าคุณมีบัญชี Google Drive จะเป็นการดีหากมี Backup & Sync ในคอมพิวเตอร์ของคุณ วิธีนี้คุณสามารถสำรองไฟล์ทั้งหมดจากคอมพิวเตอร์ของคุณได้อย่างง่ายดายและหลีกเลี่ยงการสูญเสียข้อมูล
มาร์ทโฟน
การแปลงอีเมลเป็น PDF ด้วยตนเองบนสมาร์ทโฟนทำตามขั้นตอนที่คล้ายกัน
- เปิดแอป Gmail
- ค้นหาอีเมลของคุณ
- ที่ด้านบนขวากดไอคอน 'เพิ่มเติม' (จุดแนวตั้งสามจุด) แล้วแตะ 'พิมพ์ทั้งหมด'
- เลือก 'บันทึกเป็น PDF' และกดไอคอนดาวน์โหลดสีเหลือง
- หากคุณลงชื่อเข้าใช้บัญชี Google Drive ของคุณคุณจะเห็นตัวเลือกเพื่อบันทึกไว้ที่นั่น คุณสามารถบันทึกลงในที่เก็บข้อมูลภายในของคุณแล้วอัปโหลดไปยังไดรฟ์ของคุณ
การแปลงและการจัดเก็บข้อมูลผ่าน Chrome Add-On
หากคุณพบว่าคู่มือหมดลงคุณสามารถใช้ส่วนขยาย Chrome ที่ทำให้การดาวน์โหลด PDF เป็นไปได้ด้วยการคลิกเพียงครั้งเดียว นี่คือวิธีที่คุณทำ:
- ไปที่หน้าบันทึกส่วนขยายไปยัง Google Drive บน Chrome Web Store
- คลิก 'เพิ่มลงใน Chrome' ส่วนขยายจะติดตั้งบนเบราว์เซอร์ของคุณ
- เข้าสู่บัญชี Gmail ของคุณตรวจสอบข้อความที่คุณต้องการบันทึกเป็น PDF แล้วคลิกที่ไอคอน Google Drive ขนาดเล็กด้านบน
- จากเมนูแบบเลื่อนลงเลือก 'บันทึกการสนทนาแต่ละรายการเป็น PDF แยกต่างหาก'
อีเมลที่คุณเลือกควรปรากฏใน Google Drive เป็นไฟล์ PDF ก่อนหน้านั้นคุณอาจได้รับแจ้งให้อนุญาตส่วนขยายและให้สิทธิ์การเข้าถึง Google Drive ของคุณ หากเป็นเช่นนั้นให้คลิกที่ 'เพิ่มบัญชี Google Drive' และรอเพื่อเปลี่ยนเส้นทางไปยังไดรฟ์ของคุณ เมื่อมีคลิกที่ปุ่ม 'อนุญาต' สีน้ำเงินที่ด้านล่างขวาและคุณจะถูกนำกลับไปที่กล่องจดหมายของคุณ จากนี้ไปข้อความทั้งหมดของคุณควรได้รับการบันทึกลงใน Google ไดรฟ์โดยตรง
ส่วนขยายนี้ใช้งานได้ฟรีหากคุณต้องการบันทึกอีเมลได้มากถึง 50 ฉบับต่อเดือน หากคุณต้องการดาวน์โหลดเพิ่มเติมคุณอาจต้องเลือกรุ่นพรีเมี่ยม
ส่วนขยายไม่ได้ใช้เซิร์ฟเวอร์หรือตัวแปลงบุคคลที่สามใด ๆ ดังนั้นจึงไม่เป็นการละเมิดความเป็นส่วนตัวของคุณดังนั้นคุณไม่ต้องกังวลเมื่อคุณแปลงอีเมลเป็น PDF
จัดเก็บอีเมลหลายฉบับใน PDF เดียว
ขอบคุณส่วนขยายนี้คุณสามารถเพิ่มอีเมลหลายฉบับในไฟล์ PDF เพียงไฟล์เดียวและเก็บไว้ ซึ่งหมายความว่าแม้จะมีเวอร์ชันฟรีคุณสามารถบันทึกอีเมลได้มากกว่า 50 ฉบับ แต่คุณจะต้องเรียงลำดับเป็นไฟล์ PDF ขนาดใหญ่
นี่คือวิธีที่คุณทำ:
- เมื่อคุณติดตั้งส่วนขยายแล้วให้ค้นหาอีเมลทั้งหมดที่คุณต้องการบันทึกพร้อมกัน
- เลือกข้อความโดยคลิกที่ช่องทำเครื่องหมายถัดจากแต่ละข้อความ
- คลิกที่ไอคอน Google Drive และจากเมนูแบบเลื่อนลงเลือก 'รวมบทสนทนาทั้งหมดเป็นไฟล์ PDF เดียว'
- คุณจะพบไฟล์ PDF หนึ่งไฟล์พร้อมบทสนทนาที่คุณเลือกใน Google ไดรฟ์
ด้วยอีเมลทั้งหมดจากผู้ติดต่อรายเดียวที่มีอยู่ในไฟล์ PDF ไฟล์เดียวการค้นหาข้อมูลเฉพาะจะง่ายกว่าการใช้ฟังก์ชั่นการค้นหาของ Gmail และต้องเปิดข้อความหลายสิบข้อความเพื่อค้นหาสิ่งที่คุณต้องการ
เรียบง่าย แต่มีประสิทธิภาพ
ทั้งสองวิธีนี้ง่ายไม่ว่าคุณจะชอบการบันทึก PDF ด้วยตนเองหรือคุณต้องการใช้ส่วนขยาย การแปลงอีเมลเป็น PDF และจัดระเบียบบนไดรฟ์สามารถประหยัดเวลาได้มากโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อค้นหาข้อความสำคัญที่คุณได้รับเมื่อไม่นานมานี้ ไม่เพียงแค่นั้น แต่คุณจะมีสำเนาสำรองของข้อความสำคัญทั้งหมดของคุณในกรณีที่คุณลบหนึ่งในนั้นโดยไม่ตั้งใจ
