หากองค์กรของคุณใช้ Google เอกสารหรือ G Suite หรือคุณทำงานกับองค์กรที่ทำคุณจะรู้ว่าใครดูเอกสารใดบ้างและสามารถเป็นข้อมูลที่มีประโยชน์เมื่อใด จากการทำให้ทุกคนอ่านร่างข้อกำหนดและเงื่อนไขการส่งล่าสุดนโยบายและกระบวนการหรือเอกสารสำคัญอื่น ๆ ของคุณคุณสามารถดูได้ว่าใครทำอะไรและเมื่อใดเป็นส่วนประกอบสำคัญในสถานการณ์ใด ๆ ที่มีความรับผิดชอบ
ดูบทความของเราวิธีการติดตั้งแบบอักษรที่กำหนดเองสำหรับ Google เอกสาร
จนกระทั่งเมื่อไม่นานมานี้คุณไม่เห็นว่าใครดู Google เอกสารของคุณ คุณสามารถดูว่าใครแก้ไข แต่ไม่ใช่คนที่เพิ่งอ่าน หากพวกเขาไม่ได้บันทึกแก้ไขหรือแสดงความคิดเห็นคุณไม่มีความคิดว่าบุคคลใดคนหนึ่งอ่านเอกสารเวอร์ชันล่าสุดเลย นอกจากนี้เนื่องจากคุณสามารถแบ่งปัน Google เอกสารด้วยสิทธิ์แบบอ่านอย่างเดียวคุณสามารถแบ่งปันเอกสารกับบางคนโดยมีเจตนาที่จะตรวจสอบเอกสาร แต่ไม่ทำการเปลี่ยนแปลงใด ๆ
ตอนนี้ถ้าคุณทำงานภายในองค์กรคุณสามารถกำหนดค่าสิ่งต่าง ๆ เพื่อให้คุณสามารถดูว่าใครดู Google เอกสารของคุณ คุณยังไม่สามารถดูว่าใครดู Google Doc ของคุณถ้าคุณใช้ Google Doc ใน Google Apps เวอร์ชันฟรี
Google เพิ่งเพิ่มความสามารถในการดูว่าใครดู Google Doc ของคุณใน G Suite ซึ่งรวมถึง Google Apps และโฮสติ้งอีเมลที่เชื่อถือได้ G Suite เป็นที่นิยมมากในธุรกิจขนาดเล็กและขนาดกลางที่ต้องการตั้งค่าโฮสติ้งอีเมลสำหรับชื่อโดเมนของ บริษัท
การตรวจสอบกิจกรรม G Suite
หากคุณใช้ G Suite ภายในองค์กรและแบ่งปัน Google เอกสารร่วมกับผู้อื่นเพื่อการทำงานร่วมกันหรือเพียงเพื่ออ่านเอกสารคุณสามารถใช้การตรวจสอบกิจกรรมเพื่อดู "ดูประวัติ" ของไฟล์ Google Doc
- เปิด Google Doc ที่คุณต้องการดูประวัติการดู
- จากนั้นคลิกที่ไอคอนลูกศรมีแนวโน้มสูงขึ้นที่ด้านขวาบนหรือไปที่เมนู เครื่องมือ แบบเลื่อนลง
- เปิดการตรวจสอบกิจกรรม
- จากนั้นคลิกที่แท็บ ผู้ชมทั้งหมด สำหรับองค์กรของคุณ
กระบวนการนี้จะช่วยให้คุณสามารถติดตามการดูในเอกสารรวมถึงวันที่และเวลาของการดูครั้งสุดท้ายสำหรับผู้ดูแต่ละคน หากคุณไม่เห็นตัวเลือกประวัติการดูใน Google เอกสารของคุณอาจหมายถึงว่าคุณเข้าสู่ Google เอกสารเวอร์ชันฟรีซึ่งมาพร้อมกับบัญชี Google Apps ทุกบัญชีที่คุณได้รับด้วยบัญชี Gmail
ผู้ดูและแนวโน้มความคิดเห็น
นอกเหนือจากการดูว่าใครดู Google เอกสารของคุณและเมื่อการตรวจสอบกิจกรรมยังช่วยให้คุณเห็นแนวโน้มเมื่อคนดูหรือแสดงความคิดเห็นในเอกสารของคุณ
ผู้ดูเทรนด์ - แสดงแผนภูมิแท่งของจำนวนผู้ชมที่ไม่ซ้ำในช่วงเวลาใด ๆ ที่คุณเลือกจาก 7 วันถึง“ ตลอดเวลา”
ความคิดเห็นเทรนด์ - แสดงแผนภูมิแท่งของแนวโน้มความคิดเห็นในช่วงเวลาใด ๆ ตั้งแต่ 7 วันถึง“ ตลอดเวลา”
ปิดการดูประวัติ
คุณสามารถปิดคุณสมบัตินี้ได้หากคุณกำลังทำงานกับไฟล์ที่เป็นความลับหรือบางอย่างที่ไม่ใช่เพื่อการใช้งานสาธารณะ แม้ว่าจะไม่ได้เพิ่มความเป็นส่วนตัว แต่เป็นการตั้งค่าที่ทำให้สบายใจ
- เปิด Google Doc
- คลิกที่ลูกศรแนวโน้มสูงขึ้นที่ด้านขวาบนของเอกสารหรือไปที่ เครื่องมือ จากเมนูแบบเลื่อนลง
- เปิดการ ตรวจสอบกิจกรรม
- ภายใต้การตั้งค่าเอกสารสลับ แสดงประวัติมุมมองของฉันสำหรับเอกสารนี้ เป็นปิด
ดูว่าใครเปลี่ยน Google Doc ของคุณ
การนับจำนวนการดูมีประโยชน์สำหรับความรับผิดชอบและเพื่อให้แน่ใจว่าคนที่คุณส่งเอกสารไปอ่านจริง ๆ แล้ว แต่การควบคุมเวอร์ชันมีความสำคัญมากกว่า โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าคุณทำงานในอุตสาหกรรมที่มีการควบคุม การควบคุมเวอร์ชันเป็นสิ่งที่ Google เอกสารได้ทำมาระยะหนึ่งแล้วและจะแสดงว่าใครเป็นผู้แก้ไขเอกสารบันทึกหรือแชร์
หากคุณสนใจในการควบคุมเวอร์ชันหรือต้องการตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่มีใครทำการเปลี่ยนแปลงที่ไม่ควรทำโดยไม่ล็อคไฟล์ลงคุณสามารถค้นหาได้
- เปิด Google Doc ที่คุณต้องการติดตาม
- เลือกไฟล์และประวัติรุ่น
- เลือกดูประวัติรุ่น
หน้าต่างตัวเลื่อนควรปรากฏที่ด้านขวาของหน้าจอเพื่อแสดงการบันทึกและแก้ไขสำหรับเอกสารที่เป็นปัญหา ขึ้นอยู่กับว่าคุณตั้งค่า G Suite หรือ Google เอกสารอย่างไรคุณยังสามารถดูข้อมูลนี้ได้โดยเลือกลิงก์ 'แก้ไขล่าสุดคือ … ' ที่ด้านบนของเอกสาร มันจะพาคุณไปยังสถานที่เดียวกัน
ภายในหน้าต่างสไลด์นั้นคุณควรมีตัวเลือกให้ดูเอกสารเวอร์ชันก่อนหน้าก่อนที่จะทำการแก้ไข นี่เป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการควบคุมเวอร์ชันเนื่องจากคุณมีหลักฐานการตรวจสอบว่ามีการเปลี่ยนแปลงอะไรบ้างเมื่อใดและโดยใคร นอกจากนี้ยังมีประโยชน์หากคุณทำการเปลี่ยนแปลงบางอย่างนอนหลับเปลี่ยนความคิดของคุณและต้องการย้อนกลับ
ดูว่าใครแบ่งปัน Google Doc ของคุณ
คุณสามารถดูว่าใครแบ่งปัน Google เอกสารของคุณและเมื่อใด คุณยังสามารถดูการตั้งค่าการแชร์เพื่อให้คุณสามารถควบคุมการเข้าถึงเอกสารของคุณได้ดียิ่งขึ้น
- เปิด Google Drive และเลือกไอคอน 'i' รอบที่ด้านบนขวา
- เลือกกิจกรรมจากแถบเลื่อนที่ปรากฏทางด้านขวา
คุณควรดูว่าเอกสารนั้นเป็นเอกสารที่แชร์หรือแชร์กับใครเป็นคนแก้ไขเอกสารล่าสุดและเมื่อมีการกระทำครั้งล่าสุด มันสั้น แต่บอกสิ่งที่คุณต้องรู้
คุณสามารถตรวจสอบจากในเอกสารโดยเลือกแชร์ ชื่อของบุคคลจะปรากฏในหน้าต่างป๊อปอัป หากมีหลายคนให้เลือกชื่อและรายชื่อทั้งหมดจะปรากฏขึ้น
นี่คือวิธีการดูว่าใครดู Google Doc ของคุณเปลี่ยนแปลงแชร์หรือโต้ตอบกับมันในทางใดทางหนึ่ง ใช้งานได้เฉพาะกับ G Suite และ Google เอกสารที่ลงทะเบียนกับองค์กรและไม่ใช่บุคคล แต่ใช้งานได้!
