วิธีกำหนดวันหมดอายุสำหรับไฟล์ google ไดรฟ์ที่แชร์

หากคุณใช้ G Suite - ชุดแอปพลิเคชันที่ต้องชำระของ Google ซึ่งรวมถึง Gmail, เอกสาร, ไดรฟ์และปฏิทินสำหรับองค์กร - คุณสามารถใช้คุณสมบัติที่รู้จักกันน้อยซึ่งช่วยให้คุณกำหนดวันหมดอายุสำหรับไฟล์ Google ไดรฟ์ที่แชร์ ความสามารถในการตั้งค่าการหมดอายุในไฟล์ที่แชร์นั้นมีประโยชน์สำหรับการแชร์ข้อมูลชั่วคราวกับทีมอื่นหรือผู้รับเหมาภายนอกโดยไม่ต้องให้พวกเขาเข้าถึงอย่างไม่ จำกัด นอกจากนี้ยังยอดเยี่ยมสำหรับการแบ่งปันร่างของโครงการความร่วมมือเพื่อให้คุณมั่นใจได้ว่าไม่มีใครในทีมของคุณเข้าถึงสำเนาข้อมูลของคุณที่ล้าสมัยโดยไม่ได้ตั้งใจ
คุณสามารถยกเลิกการแชร์ไฟล์ด้วยตนเองได้ตลอดเวลา แต่คุณต้องจำไว้ว่าต้องทำเช่นนั้นสำหรับไฟล์แชร์ทุกไฟล์ หากคุณกำลังแชร์ไฟล์จำนวนมากกับผู้คนจำนวนมากสิ่งนี้อาจกลายเป็นสิ่งที่ไม่สามารถทำได้อย่างรวดเร็วและนั่นก็คือการตั้งค่าวันที่หมดอายุอัตโนมัติ เมื่อคุณเริ่มแชร์ไฟล์ นั้นมีประโยชน์จริงๆ ดังนั้นนี่คือวิธีการตั้งวันที่หมดอายุในไฟล์ Google ไดรฟ์ที่แชร์

ข้อ จำกัด ของวันหมดอายุสำหรับไฟล์ Google Drive ที่แชร์

ก่อนอื่นให้ชัดเจนว่าขณะนี้คุณลักษณะวันที่หมดอายุอัตโนมัตินั้นมีให้เฉพาะผู้ใช้บริการ G Suite ที่ชำระเงินเท่านั้น สิ่งนี้ไม่สามารถใช้ได้สำหรับผู้ใช้บัญชี Google ฟรีหรือผู้ที่ยังอยู่ใน G Suite รุ่นฟรี
โปรดทราบว่าข้อ จำกัด ข้างต้นเกี่ยวข้องเฉพาะกับความสามารถในการ ตั้งค่า วันหมดอายุของ Google ไดรฟ์ที่แชร์ ผู้ใช้ที่คุณแชร์ไฟล์ด้วยวันหมดอายุไม่จำเป็นต้องมีบัญชี G Suite แบบชำระเงินหรือเป็นส่วนหนึ่งขององค์กร G Suite ของคุณ (แม้ว่าคุณจะต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขามีสิทธิ์ที่ถูกต้องสำหรับไฟล์ที่แชร์ของคุณ กล่าวถึงเพิ่มเติมด้านล่าง)

การตั้งค่าวันหมดอายุสำหรับไฟล์ Google Drive ที่แชร์

ในการเริ่มต้นให้ลงชื่อเข้าใช้ Google ไดรฟ์เพื่อให้แน่ใจว่าใช้บัญชี G Suite ที่ถูกต้อง

เมื่อคุณลงชื่อเข้าใช้แล้วให้ค้นหาไฟล์ที่คุณต้องการแชร์และคลิกขวา (หรือ Control-click สำหรับผู้ใช้ Mac) บนไฟล์ เลือก แบ่งปัน จากเมนูที่ปรากฏขึ้น

หรือหากคุณเปิดไฟล์ไว้แล้วคุณสามารถคลิกปุ่ม แชร์ ที่มุมบนขวา

ด้วยวิธีใดวิธีหนึ่งหน้าต่าง แชร์กับผู้อื่น จะปรากฏขึ้น หากเอกสารถูกแชร์แล้วโดยไม่มีวันหมดอายุกับผู้ติดต่อที่มีอยู่ให้คลิกข้อความ แชร์ด้วย … ด้านล่างช่องป้อนข้อมูล หากคุณต้องการแชร์เอกสารเป็นครั้งแรกให้ป้อนชื่อผู้ติดต่อหรือที่อยู่อีเมลของผู้ใช้ที่ต้องการตรวจสอบให้แน่ใจว่าสิทธิ์ของพวกเขาถูกตั้งค่าเป็น แก้ไข หรือต่ำกว่า (คุณไม่สามารถตั้งค่าการหมดอายุสำหรับผู้ใช้ที่ได้รับมอบหมาย - ระดับสิทธิ์)

เมื่อคุณแชร์ไฟล์กับผู้ใช้ที่เหมาะสมแล้วให้คลิก แชร์ด้วย ข้อความด้านบนหรือปุ่ม ขั้นสูง ที่มุมล่างขวา จากรายการผู้ใช้ที่ปรากฏให้เลื่อนเคอร์เซอร์ไปเหนือผู้ใช้คนใดคนหนึ่งและคุณจะเห็นไอคอนนาฬิกาจับเวลา / นาฬิกาปรากฏขึ้น

คลิกไอคอนนั้นจากนั้นเลือกช่วงเวลาที่ต้องการจากเมนูแบบเลื่อนลงถัดจาก Access expires:

มีตัวเลือกเริ่มต้นเป็น 7 และ 30 วัน แต่คุณสามารถเลือก วันที่กำหนดเอง เพื่อป้อนวันหมดอายุที่คุณต้องการ ข้อแม้เดียวคือไม่มีความสามารถในการกำหนด เวลา หมดอายุที่เฉพาะเจาะจง ไฟล์จะหมดอายุในเวลาที่แชร์ในวันที่กำหนด
เมื่อเสร็จแล้วโปรดคลิกปุ่ม บันทึกการเปลี่ยนแปลง สีน้ำเงินเพื่อเปิดใช้งานวันหมดอายุอัตโนมัติ เมื่อถึงวันที่ดังกล่าวผู้ใช้ของคุณจะไม่สามารถเข้าถึงไฟล์ได้อีกต่อไป เพื่อป้องกันไม่ให้พวกเขาดาวน์โหลดและหลีกเลี่ยงการตั้งค่าการหมดอายุของคุณตรวจสอบให้แน่ใจว่าสิทธิ์ของพวกเขาถูกตั้งค่าเป็น มุมมอง หรือ ความคิดเห็น จากนั้นทำเครื่องหมายที่กล่องที่ด้านล่างของหน้าต่างการแชร์ที่มีข้อความกำกับว่า .

คุณสามารถปรับหรือยกเลิกการหมดอายุการแบ่งปันได้โดยกลับไปที่เมนูนี้คลิกที่ไอคอนนาฬิกาอีกครั้งแล้วคลิก ยกเลิกการหมดอายุ

ฉันมี G Suite แต่ฉันไม่เห็นไอคอนนาฬิกา

หากคุณทำตามขั้นตอนเหล่านี้ในบัญชีของคุณ แต่คุณไม่เห็นไอคอนนาฬิกา / นาฬิกาจับเวลาตามที่อธิบายข้างต้นอาจเป็นไปได้ว่าคุณไม่มีบัญชี G Suite ที่ใช้งานร่วมกันได้ น่าเสียดายที่ Google ได้ จำกัด การสร้างวันหมดอายุของไฟล์ที่แชร์ให้กับผู้ใช้บริการ G Suite ปัจจุบัน
โชคไม่ดีที่ Google ยังไม่ชัดเจนเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงการให้บริการในช่วงหลายปีที่ผ่านมาดังนั้นแม้ว่าคุณจะมีบัญชี G Suite ก็ตามมันอาจถูกสร้างขึ้นภายใต้บริการ "G Suite" ดั้งเดิมของ Google และไม่สามารถทำงานร่วมกับสิ่งนี้ได้ ลักษณะ สับสนใช่มั้ย
แต่จำไว้ว่าคุณต้องมีบัญชี G Suite ที่ทันสมัยเพื่อ สร้าง วันที่หมดอายุสำหรับไฟล์ที่แชร์ ตราบใดที่คุณมีบัญชีที่ใช้งานร่วมกันได้คุณสามารถแบ่งปันและกำหนดวันหมดอายุสำหรับบัญชี Google ประเภทใดก็ได้ทั้งภายในและภายนอกองค์กรของคุณ