คุณมักจะพบว่าตัวเองต้องพิมพ์อีเมลหนึ่งครั้งหลายครั้งติดต่อกันเพื่อให้คุณสามารถส่งทีละอีเมลไปยังผู้ติดต่อหลายคนได้หรือไม่? ถ้าเป็นเช่นนั้นการตอบกลับอัตโนมัติอาจเป็นทางออกที่ดี ช่วยให้คุณตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติที่จะส่งเป็นการตอบกลับไปยังจดหมายขาเข้าทั้งหมด
มีหลายสถานการณ์ที่สิ่งนี้อาจมีประโยชน์ หากคุณอยู่นอกสำนักงานไม่ว่าจะเป็นการพักกลางวันหรือวันหยุดนี่อาจเป็นวิธีที่ดีในการตอบจดหมายโดยไม่ต้องทำอะไรเลย
มันทำงานยังไง?
OS X Mail ใช้กฎและเกณฑ์อีเมลที่แตกต่างกันเพื่อสร้างการตอบกลับอัตโนมัติ หากคุณตั้งค่าพารามิเตอร์ทั้งหมดอย่างถูกต้องคุณสามารถมีวิธีที่ยืดหยุ่นในการตอบจดหมายขาเข้าเมื่อคุณไม่อยู่ในอุปกรณ์
คุณสามารถตั้งค่าเกณฑ์ต่าง ๆ ที่จำเป็นต้องทำเพื่อให้สามารถส่งข้อความได้ คุณสามารถเลือกตอบจดหมายทั้งหมดหรือเฉพาะที่อยู่ที่คุณป้อน นอกจากนี้คุณยังสามารถสร้างข้อความที่แตกต่างกันสำหรับประเภทของผู้ส่งที่แตกต่างกันเพื่อให้ทุกคนได้รับการตอบสนองที่เหมาะสม
วิธีการตั้งค่าตอบกลับอัตโนมัติ
โชคดีที่การตั้งค่าคุณลักษณะนี้ไม่ใช่เรื่องยากที่จะทำ แน่นอนว่ามันอาจฟังดูซับซ้อนในตอนแรก แต่โปรดมั่นใจว่าคุณสามารถทำได้แม้ว่าคุณจะไม่ใช่คนที่มีความชำนาญด้านเทคโนโลยีก็ตาม นี่คือขั้นตอนที่คุณต้องทำตาม:
- เปิดแอปอีเมลจากนั้นไปที่เมนู "จดหมาย" แล้วเลือก "การตั้งค่า"
- เมื่อคุณเห็นแท็บ 'กฎ' ให้คลิกที่ 'เพิ่มกฎ'
- ภายใต้ 'คำอธิบาย' ให้เขียนชื่อผู้ตอบกลับอัตโนมัติในวิธีที่จะช่วยให้คุณสามารถแยกความแตกต่างจากคนอื่นได้ง่าย ตัวอย่างเช่นคุณสามารถพิมพ์ใน 'ตอบกลับอัตโนมัติสำหรับวันหยุด'
- เลือกเกณฑ์ที่ต้องปฏิบัติตาม คุณสามารถเลือกได้ว่าจะต้องปฏิบัติตามเกณฑ์ทั้งหมดหรือเพียงหนึ่งข้อขึ้นไป
เกณฑ์ที่คุณตั้งไว้จะกำหนดผู้รับการตอบกลับอัตโนมัติ ตัวอย่างเช่นคุณสามารถเลือก 'ทุกข้อความ' เพื่อตอบกลับจดหมายขาเข้าทั้งหมดด้วยข้อความเดียวกัน คุณสามารถตั้งค่าที่อยู่เฉพาะได้โดยพิมพ์ที่อยู่อีเมลที่คุณต้องการตอบกลับ
นอกเหนือจากนี้คุณสามารถเลือกผู้ติดต่อผู้ส่งก่อนหน้าหรือ VIP ของคุณเป็นผู้รับการตอบกลับอัตโนมัติ
- ภายใต้การตั้งค่า 'ทำการกระทำต่อไปนี้' ให้เลือก 'ตอบกลับข้อความ' แล้วคลิกที่ 'ตอบข้อความข้อความ'
- เมื่อพิมพ์ข้อความตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้รวมข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดแล้ว หากคุณอยู่ในช่วงวันหยุดคุณควรแจ้งให้ทุกคนทราบเมื่อพวกเขาสามารถคาดหวังการโทรจากคุณได้ หากคุณไม่ได้ตั้งค่าหมวดหมู่ของผู้รับเฉพาะอย่าลืมเปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคลมากเกินไป
- เมื่อคุณพอใจกับข้อความของคุณแล้วให้คลิก 'ตกลง' หากแอปถามคุณว่า 'คุณต้องการใช้กฎของคุณกับข้อความในกล่องจดหมายที่เลือกหรือไม่' เลือก 'ไม่ใช้' เนื่องจากจะป้องกันไม่ให้ส่งการตอบกลับทางอีเมลหลายร้อยรายการไปยังการสนทนาที่คุณมีอยู่
หลังจากเสร็จสิ้นคุณสามารถส่งอีเมลด้วยตัวคุณเองเพื่อให้แน่ใจว่าระบบตอบกลับอัตโนมัติทำงานได้ หากคุณต้องการคุณยังสามารถสร้างกฎที่ซับซ้อนมากขึ้นด้วยวันที่ระบุอีเมลจากโดเมนที่เลือกและอื่น ๆ
วิธีการปิดการตอบกลับอัตโนมัติ
หากคุณไม่ต้องการระบบตอบกลับอัตโนมัติอีกต่อไปคุณสามารถปิดการใช้งานได้ในไม่กี่คลิก นี่คือสิ่งที่คุณต้องทำ:
- ภายในแอปอีเมลให้ไปที่ 'จดหมาย' แล้วคลิกที่ 'การตั้งค่า'
- ไปที่ 'กฎ' และยกเลิกการทำเครื่องหมายที่ช่องถัดจากการตอบกลับอัตโนมัติที่คุณสร้างขึ้น
หากคุณไม่ทำเช่นนี้การตอบกลับอัตโนมัติจะยังคงทำงานอยู่ตราบใดที่เปิดใช้งานและแอปอีเมลเปิดอยู่ สิ่งนี้อาจสร้างความสับสนดังนั้นโปรดปิดใช้งานคุณลักษณะนี้ทันทีที่คุณแน่ใจว่าคุณไม่ต้องการอีกต่อไป
คำสุดท้าย
ตอบกลับอัตโนมัติเป็นคุณสมบัติที่ยอดเยี่ยมที่ทำให้การจัดการจดหมายขาเข้าง่ายขึ้นมาก หากคุณทำตามขั้นตอนที่อธิบายไว้ข้างต้นคุณไม่ควรมีปัญหาในการเปิดใช้งานบน Mac ของคุณ เมื่อคุณทำแล้วคุณสามารถเพลิดเพลินกับการไม่ต้องใช้อีเมลและให้แอปทำงานได้
แม้ว่ามันจะใช้กันอย่างแพร่หลายในการทำงาน แต่คุณสมบัตินี้ก็มีประโยชน์มากสำหรับจดหมายส่วนตัวเช่นกัน นอกเหนือจากการตอบกลับอัตโนมัติแล้วยังมีกฎและเกณฑ์ที่มีประโยชน์อื่น ๆ อีกมากมายที่คุณสามารถนำไปใช้ได้ คุณสามารถเลือกที่จะลบจดหมายโดยอัตโนมัติดำเนินการบางอย่างในวันที่ที่ระบุส่งต่อข้อความบางอย่างโดยอัตโนมัติและอีกมากมาย
อย่าลังเลที่จะปฏิบัติตามกฎที่มีอยู่ทั้งหมดเพื่อค้นหาผู้ที่จะช่วยให้คุณสามารถทำให้อีเมลของคุณเป็นแบบอัตโนมัติในแบบที่เหมาะกับความต้องการของคุณมากที่สุด
