คุณไม่เพียงแค่เกลียดเมื่อคุณต้องการใช้เวลาสองสามวันและคุณจะได้รับอีเมลและโทรศัพท์จำนวนมากจากลูกค้าหรือเพื่อนร่วมงาน แน่นอนคุณอาจปล่อยให้บางคนรู้ว่าคุณไม่อยู่ แต่จะเกิดอะไรขึ้นถ้าพวกเขาไม่ตรวจสอบกล่องจดหมายเข้า
ดูบทความของเราวิธีส่งต่ออีเมลใน Outlook โดยอัตโนมัติ
คุณไม่สามารถสื่อสารกับทุกคนแม้ในขณะที่คุณกำลังทำงานอยู่คนเดียวไม่ต้องทำงาน อย่างไรก็ตามโอกาสที่คุณจะยังคงได้รับความเสียหายจากอีเมลที่เกี่ยวข้องกับการทำงานแม้ในขณะที่คุณกำลังพักผ่อน โชคดีที่มีวิธีให้ทุกคนรู้ว่าคุณไม่สามารถใช้ได้ในช่วงเวลาที่กำหนด
การตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติ
หากคุณใช้ Microsoft Outlook มีวิธีง่าย ๆ ที่คุณสามารถใช้เพื่อป้องกันไม่ให้คนอื่นอยู่ข้างหลังคุณ มันเรียกว่าการตอบกลับอัตโนมัติ สิ่งที่สำคัญที่สุดคือส่งคำตอบล่วงหน้าที่ตั้งโปรแกรมไว้ให้กับทุกคนที่ติดต่อคุณระหว่างที่คุณหยุดงาน
สามารถตั้งค่าได้เพียงไม่กี่นาทีชั่วโมงหรือแม้กระทั่งวันหรือหลายเดือนล่วงหน้า การส่งการตอบกลับอัตโนมัติสามารถมั่นใจได้ว่าคุณจะไม่ได้รับการแจ้งเตือนทางอีเมลเกี่ยวกับการทำงานหลายสิบครั้งทุกวันไม่ว่าคุณจะใช้เวลากับครอบครัวของคุณ
นี่คือวิธีที่คุณสามารถตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติใน Outlook และปิดเมื่อไม่จำเป็นอีกต่อไป
ตั้งค่าตอบกลับอัตโนมัติ
- คลิกที่ปุ่มส่งการตอบกลับอัตโนมัติ
- เลือกตัวเลือกส่งเฉพาะในช่วงเวลานี้ในกล่องกาเครื่องหมาย
- ป้อนวันที่เริ่มต้นและวันที่สิ้นสุดเพื่อให้คุณตอบพารามิเตอร์ที่จำเป็นโดยอัตโนมัติ ใช้ฟิลด์เวลาเริ่มต้นและเวลาสิ้นสุดเมื่อทำสิ่งนี้
คุณอาจสังเกตเห็นว่ามีสองแท็บ:
- ภายในองค์กรของฉัน
- นอกองค์กรของฉัน
การคลิกที่ฟิลด์ Inside My Organization จะแจ้งให้ตอบกลับอัตโนมัติทั้งหมดถูกส่งไปยังที่อยู่อีเมลที่ลงทะเบียนกับองค์กรที่คุณทำงาน (เช่นมหาวิทยาลัยหรือ บริษัท ของคุณ) สิ่งที่คุณต้องทำคือพิมพ์ข้อความของคุณแล้วคลิกตกลงเพื่อบันทึก
ตัวเลือก Outside My Organization มีไว้สำหรับที่อยู่อีเมลภายนอก นี่คือวิธีที่คุณสามารถใช้มันเพื่อตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติ:
- ก่อนอื่นเลือกแท็บ Outside My Organization
- เลือกตัวเลือกตอบกลับอัตโนมัติสำหรับบุคคลภายนอกองค์กรของคุณ สามารถตั้งค่าให้ส่งอีเมลไปยังที่ติดต่อส่วนบุคคลเท่านั้นหรือให้กับทุกคนที่อยู่นอกองค์กร
- ป้อนข้อความในกล่องข้อความและแก้ไขตามที่คุณต้องการ
- กำหนดเวลาเริ่มต้นและเวลาสิ้นสุดตามที่คุณต้องการสำหรับการตอบกลับภายในองค์กร
- คลิกตกลงเพื่อบันทึกข้อความ
สิ่งที่เกี่ยวกับกระบวนการปิดการใช้งาน?
ในการปิดการตอบกลับเมื่อไม่อยู่ในสำนักงานของคุณคุณต้องทำตามขั้นตอนง่าย ๆ ขั้นแรกคุณควรคลิกที่แท็บไฟล์จากนั้นแท็บข้อมูลจากนั้นปุ่มตอบกลับอัตโนมัติ
คุณจะได้รับสองทางเลือกในการทำเครื่องหมาย:
- อย่าส่งคำตอบอัตโนมัติ
- ส่งคำตอบอัตโนมัติ
เลือกตัวเลือกแรกและคุณสมบัติตอบกลับอัตโนมัติจะปิด คุณต้องทำเช่นนี้สำหรับการตอบกลับทั้งภายในและภายนอก
คำสุดท้าย
โปรดทราบว่าหากคุณต้องการส่งคำตอบกลับไปยังผู้คนโดยอัตโนมัติคุณจะต้องตั้งค่าวันที่และเวลาใหม่ หากปิดคุณสมบัตินี้คุณจะต้องย้อนกลับขั้นตอนการปิดการใช้งานและเลือกตัวเลือกส่งการตอบกลับอัตโนมัติแทน ที่จะช่วยให้คุณแก้ไขฟิลด์ช่วงเวลาอีกครั้งรวมทั้งตั้งค่าข้อความขาออก
