อีเมลเป็นสิ่งจำเป็นอย่างยิ่งสำหรับการทำงานในศตวรรษที่ 21 ตั้งแต่การสื่อสารระหว่างสมาชิกในทีมไปจนถึงการวางแผนโครงการในอีกไม่กี่เดือนข้างหน้า แน่นอนปัญหาคือในยุคของสมาร์ทโฟนและแท็บเล็ตดูเหมือนเป็นไปไม่ได้ที่จะตัดการเชื่อมต่อจากการทำงานเป็นระยะเวลานาน อีเมลบนสมาร์ทโฟนของคุณนั้นเป็นข้อกำหนดสำหรับ บริษัท ส่วนใหญ่ แต่นั่นหมายความว่านายจ้างของคุณสามารถติดต่อคุณได้ตลอดเวลา ทุกคนสมควรได้รับการพักผ่อนจากการทำงานและเวลาจากอีเมลการโทรและสื่อการสื่อสารที่เราพบว่าทำได้ยากมาก ไม่ว่าคุณจะหยุดพักผ่อนหรือต้องการใช้เวลากับครอบครัวหรือเพื่อนฝูงการตั้งค่าข้อความไม่อยู่ที่สำนักงาน Outlook เป็นขั้นตอนแรกในการทิ้งงานไว้ชั่วคราว นี่คือวิธีที่จะทำ
ดูบทความ Dropbox Vs Google Drive ของเรา - อันไหนดีกว่ากัน?
ทำไมต้องกังวลกับข้อความนอกสำนักงาน?
การตั้งค่าข้อความไม่อยู่ที่สำนักงานอาจไม่ทำให้เจ้านายของคุณมีความสุข แต่อย่างน้อยที่สุดมันจะช่วยให้ทุกคนในชุมชนที่ทำงานของคุณและบุคคลภายนอกที่พยายามติดต่อคุณเพื่อการสื่อสาร เหตุใดจึงต้องตั้งค่าข้อความไม่อยู่ที่สำนักงาน ในความเป็นจริงมีเหตุผลสองสามประการ:
เป็นมารยาทที่ดีที่ จะให้เพื่อนร่วมงานผู้จัดการและลูกค้าของคุณไม่อยู่ในการติดต่อในเวลาที่กำหนด นี่เป็นเรื่องจริงโดยเฉพาะถ้าคุณอยู่ในช่วงพักร้อนนานกว่าสองสามวัน
มันเป็นมืออาชีพ หากใครบางคนต้องการความช่วยเหลือจากคุณเกี่ยวกับบางสิ่งหรือลูกค้ามีแบบสอบถามให้พวกเขารู้ว่าคุณไม่ได้อยู่ในช่วงเวลาที่กำหนด พวกเขารู้ว่าพวกเขาต้องรอจนกว่าคุณจะกลับมาหรือสามารถเข้าหาคนอื่นได้ ทั้งช่วยธุรกิจและคุณ
มันบอกให้คนอื่นไม่ให้แมลงคุณ หากคุณตั้งค่าข้อความไม่อยู่ในสำนักงานคนอื่นจะรู้ว่าคุณกำลังพักร้อนใช้เวลาส่วนตัวหรืออะไรก็ตาม พวกเขามีโอกาสน้อยที่จะโทรหรือส่ง SMS ถึงคุณหลังจากนั้น
มันทำให้เจ้านายของคุณบ่นน้อยลง หากคุณทำงานกับหัวหน้าที่มีความต้องการและต้องการดึงกลับคุณจะได้รับการต่อต้าน แต่ถ้าคุณเล่นเกมและทำหน้าที่เป็นมืออาชีพมีน้อยมากที่พวกเขาสามารถทำได้จากมุมมองของวินัย
หากมีสิ่งหนึ่งที่สำคัญเมื่อพูดถึงการทำงานคุณต้องแสดงตัวเองว่าเป็นมืออาชีพในแง่ที่โดดเด่นที่สุดเสมอ
ตั้งค่าข้อความ Outlook ไม่อยู่ที่สำนักงาน
การตั้งค่าข้อความตอบกลับเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานแตกต่างกันเล็กน้อยขึ้นอยู่กับว่าคุณใช้ Outlook 2016 หรือก่อนหน้าหรือ Outlook ภายใน Office 365 ฉันจะครอบคลุมทั้งสองอย่าง
Outlook 2016 และก่อนหน้า
มีขั้นตอนค่อนข้างน้อยในกระบวนการ แต่มันค่อนข้างตรงไปตรงมาที่จะทำ
- สร้างอีเมลใหม่และเขียนคำตอบไม่อยู่ที่สำนักงานของคุณ รวม Out of Office ในหัวเรื่อง แต่เว้นว่างไว้
- เลือกไฟล์และบันทึกเป็น
- บันทึกเป็นเทมเพลต Outlook ที่มีข้อความระบุว่าบันทึกเป็นประเภท
- เลือกจัดการกฎและการแจ้งเตือนและเลือกบัญชีที่คุณต้องการใช้ข้อความ
- เลือกกฎใหม่
- เลือกใช้กฎกับข้อความที่ฉันได้รับและกดถัดไป
- เลือกที่ชื่อของฉันอยู่ในกล่องถึงแล้วกดถัดไปจากนั้นยืนยันป๊อปอัพ
- เลือกคำตอบโดยใช้เทมเพลตเฉพาะและคลิกลิงก์ข้อความในบานหน้าต่างด้านล่าง
- เลือกเทมเพลตที่คุณทำไว้ก่อนหน้าและเลือกเปิด คลิกถัดไป
- เลือกยกเว้นถ้าเป็นการตอบกลับอัตโนมัติเพื่อหลีกเลี่ยงการส่งการตอบกลับอัตโนมัติไปยังการตอบกลับอัตโนมัติ คลิกถัดไป
- ตั้งชื่อที่มีความหมายกับกฎและตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เปิดใช้กฎนี้แล้ว
- เลือกเสร็จสิ้นแล้วตกลง
สิ่งนี้จะสร้างการตอบกลับอัตโนมัติเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานและตั้งเป็นใช้งาน ในขณะที่กระบวนการนี้ระบุบัญชีที่จะเปิดใช้งานคุณสามารถตั้งค่าให้ใช้งานได้กับบัญชีอีเมลทั้งหมด เมื่อคุณเปิดใช้งานกฎในขั้นตอนที่ 11 ภายใต้คุณจะมีตัวเลือกให้เลือกกฎที่จะใช้งานในทุกบัญชี เปิดใช้งานสิ่งนี้หากคุณต้องการและบันทึก
ปิดข้อความ Outlook ไม่อยู่ที่สำนักงาน
เมื่อคุณกลับจากวันหยุดพักผ่อนหรืออะไรก็ตามที่คุณทำคุณต้องจำไว้ว่าให้ปิดการตอบกลับอัตโนมัติ
- เลือกไฟล์ใน Outlook
- เลือกจัดการกฎและการแจ้งเตือนและเลือกกฎอีเมล
- เลือกบัญชีและยกเลิกการทำเครื่องหมายที่ช่องถัดจากกฎการตอบกลับอัตโนมัติของคุณ
- คลิกตกลงเพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลง
ตอนนี้คุณกลับมาเป็นทางการแล้ว!
ตั้งค่าข้อความไม่อยู่ที่สำนักงานใน Office 365
บัญชี Office 365 ใช้ Exchange โดยที่บัญชี Outlook ใช้ POP, IMAP หรือ Exchange กระบวนการส่วนใหญ่เหมือนกัน แต่แตกต่างกันมากพอที่จะรับประกันคำแนะนำแบบของตนเอง
- เลือกไฟล์และตอบกลับอัตโนมัติจากภายใน Outlook
- เลือกส่งการตอบกลับอัตโนมัติ
- ตั้งไทม์เซลถ้าคุณชอบ สิ่งนี้มีประโยชน์สำหรับประเภทที่หลงลืมเช่นฉันที่ปล่อยให้การตอบกลับอัตโนมัติทำงานแม้ในขณะที่พวกเขากลับมา
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแท็บ Inside my Organization เปิดใช้งานและเพิ่มข้อความของคุณ
- เลือกนอกองค์กรของฉันและเพิ่มข้อความที่เกี่ยวข้องด้วย คุณอาจต้องตรวจสอบรายชื่อผู้ติดต่อของฉันเท่านั้นไม่เช่นนั้นอีเมลจะถูกส่งถึงทุกคนรวมถึงจดหมายข่าวการแจ้งเตือนและแม้กระทั่งสแปม
- เลือกตกลงเมื่อเสร็จสิ้นเพื่อเปิดใช้งาน
กระบวนการค่อนข้างสั้นกว่าใน Outlook 2016 แต่ผลลัพธ์ที่ได้ก็เหมือนกัน ความสามารถในการตั้งค่าไทม์สเกลนั้นเป็นไปอย่างเรียบร้อยและในฐานะผู้ใช้ Outlook 2016 ฉันหวังว่าฟีเจอร์นี้จะนำไปสู่เวอร์ชันนั้นในไม่ช้า
ปิดข้อความไม่อยู่ที่สำนักงานใน Office 365
หากคุณไม่ต้องการใช้ตัวจับเวลากลับมาเร็วหรือต้องการยกเลิกข้อความไม่อยู่ที่สำนักงานคุณสามารถทำได้
- เปิด Outlook แล้วเลือกไฟล์
- เลือกตอบกลับอัตโนมัติและเน้นกฎไม่อยู่ที่สำนักงาน
- เลือกไม่ส่งการตอบกลับอัตโนมัติ
การดำเนินการนี้จะหยุดการแลกเปลี่ยนการส่งข้อความทันทีเพื่อให้แน่ใจว่าคุณพร้อมที่จะตอบเมื่อคุณปิดการใช้งาน
ตอนนี้คุณรู้วิธีตั้งค่าข้อความ Outlook ไม่อยู่ที่สำนักงานไม่มีข้อแก้ตัวที่จะไม่ใช้เวลามากขึ้นในการทำงาน ขอให้โชคดี!
