Microsoft Excel เป็นแอพที่เหมาะสำหรับการจัดการข้อมูลจำนวนมาก คุณสามารถใช้มันเพื่อทำงานให้เสร็จภายในเวลาไม่นานตราบใดที่คุณรู้ว่าควรใช้ฟังก์ชั่นใด แต่มันยากที่จะเชี่ยวชาญเพราะมีคุณสมบัติและคำสั่งมากมายที่จะเรียนรู้
ดูบทความของเราวิธีซ่อนเซลล์ใน Excel สำหรับ Mac OS X
ข้อผิดพลาดเกิดขึ้นได้ง่ายในระหว่างการป้อนข้อมูลและคุณอาจจะต้องสลับแถว (หรือคอลัมน์) ไม่ช้าก็เร็ว โชคดีที่นี่เป็นหนึ่งในสิ่งที่ง่ายที่สุดที่คุณสามารถทำได้ใน Excel อ่านต่อเพื่อเรียนรู้วิธีสลับสองแถวด้วยสองวิธีที่ต่างกัน คุณสามารถใช้วิธีการเดียวกันเพื่อสลับคอลัมน์ได้เช่นกัน
ปัญหาจินตภาพ
เพื่อแสดงวิธีการเหล่านี้เราได้สร้างไฟล์ Excel ที่แกล้งทำเป็นว่าเราเป็นบริการการดูแลระบบที่ติดตามเซิร์ฟเวอร์ที่ใช้งานอยู่ เราได้กรอกข้อมูลลงในสองสามแถวเพื่อให้คุณทราบว่าสิ่งต่าง ๆ ทำงานอย่างไร มาทำท่าว่าข้อมูลสำหรับคอมพิวเตอร์ 7 และคอมพิวเตอร์ 5 ได้รับการผสมกันและคุณต้องการแก้ไขข้อผิดพลาด
โปรดทราบว่าแถวแรกในตัวอย่างของเราใช้สำหรับป้ายกำกับหมวดหมู่ดังนั้นคอมพิวเตอร์ 5 และข้อมูลจะอยู่ในแถวที่ 6 ในขณะที่คอมพิวเตอร์ 7 อยู่ในแถวที่ 8
เรามาดูวิธีการกันต่อ
คัดลอกวาง
วิธีแรกใช้สำหรับการดำเนินการต่าง ๆ ใน Excel มันตรงไปตรงมาและใช้เวลาเพียงไม่กี่วินาทีในการทำให้สมบูรณ์ คุณสามารถใช้มันเพื่อสลับแถวหรือคอลัมน์ทั้งหมดในครั้งเดียวแทนที่จะสลับเซลล์ข้อมูลตามเซลล์
วิธีการนี้ต้องการให้คุณคัดลอกข้อมูลจากแถวหนึ่งและวางลงในอีกแถว แต่ก่อนอื่นคุณจะต้องสร้างแถวว่างและวางข้อมูลที่นั่น
นี่คือสิ่งที่คุณต้องทำหากคุณต้องการแลกเปลี่ยนข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับคอมพิวเตอร์ 5 และคอมพิวเตอร์ 7:
- แทรกแถวใหม่ระหว่างคอมพิวเตอร์ 4 และ 5 ทำได้โดยคลิกขวาที่แถว 6 และเลือกตัวเลือก "แทรก" แถวว่างของคุณจะเป็นแถวที่ 6
- การเพิ่มแถวใหม่ย้าย“ คอมพิวเตอร์ 7” จากแถว 8 ถึงแถว 9 ค้นหาแถวนี้และตัดข้อมูลจากคอลัมน์ B, C และ D คุณสามารถเลือกเซลล์ด้วยเมาส์หรือปุ่ม Shift แล้วกด “ Ctrl + X” เพื่อตัด
- คลิกเซลล์ B6 ในแถวที่ 6 ที่สร้างขึ้นใหม่แล้วกด“ Ctrl + V.” ข้อมูลจากคอมพิวเตอร์ 7 จะย้ายไปที่แถว 6
- ข้อมูลสำหรับคอมพิวเตอร์ 5 ย้ายแถวด้านล่างเช่นกันซึ่งหมายความว่าคุณต้องการเลือกเซลล์ B7, C7 และ D7 เพื่อรับข้อมูลสำหรับคอมพิวเตอร์ 5 กด "Ctrl + X" อีกครั้ง
- เลือกเซลล์ว่างถัดจากคอมพิวเตอร์ 7 (นั่นคือเซลล์ B9) และกด“ Ctrl + V”
- คัดลอกเซลล์ A7 และวางลงในเซลล์ว่างด้านบน (ในตัวอย่างของเรานี่คือป้ายกำกับ“ คอมพิวเตอร์ 5”)
- คลิกขวาที่แถวว่าง 7 แล้วเลือก“ ลบ”
คุณเพิ่งย้ายเนื้อหาจากแถวหนึ่งไปอีกแถวหนึ่งด้วยการคลิกเพียงไม่กี่ครั้ง คุณสามารถใช้เทคนิคเดียวกันเพื่อสลับข้อมูลระหว่างคอลัมน์ วิธีนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งเมื่อคุณทำงานกับรายการ Excel ที่มีความยาวหลายร้อยแถวและคอลัมน์เพราะมันช่วยให้คุณสามารถสลับทุกเซลล์ในแถวของคุณในเวลาเดียวกัน ในการเลือกทั้งแถวใน Excel ให้กด Shift + Space
การสลับแถวหรือคอลัมน์ที่อยู่ติดกัน
การแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างแถวที่อยู่ติดกันนั้นง่ายกว่ามากเพราะคุณไม่ต้องสร้างแถวใหม่เลย Excel อนุญาตให้คุณสลับข้อมูลระหว่างสองคอลัมน์หรือแถวในไม่กี่วินาทีโดยกด Shift บนแป้นพิมพ์ของคุณ นี่คือสิ่งที่คุณต้องทำ:
- เลือกข้อมูลที่คุณต้องการสลับ
- กดปุ่ม "Shift" บนแป้นพิมพ์ค้างไว้
- วางเมาส์เหนือเส้นขอบระหว่างแถวสองแถวที่อยู่ติดกันจนกว่าจะกลายเป็นไอคอนลูกศรชี้
- คลิกเมาส์ค้างไว้และ“ Shift” จนกว่าคุณจะเห็นเส้นสีเทาปรากฏขึ้นใต้แถวที่คุณต้องการสลับข้อมูลด้วย
- ปล่อยปุ่มเม้าส์แล้วข้อมูลจะเปลี่ยนสถานที่ คุณสามารถใช้วิธีเดียวกันนี้เพื่อสลับระหว่างคอลัมน์
เส้นทางสู่การเป็น Excel Pro
หากงานของคุณต้องการให้คุณทำงานใน Excel คุณจะต้องเรียนรู้วิธีการต่าง ๆ เพื่อให้งานการจัดการข้อมูลเร็วขึ้นและง่ายขึ้น สิ่งนี้อาจดูน่ากลัว แต่คุณสามารถค้นหาบทช่วยสอนของ YouTube ที่จะสอนวิธีการทำทุกอย่างที่คุณต้องการ
อย่ายอมแพ้
การเรียนรู้วิธีใช้ Excel อย่างเต็มที่สามารถทำให้คุณไม่สามารถถูกแทนที่ได้ในที่ทำงาน การสลับข้อมูลระหว่างแถวและคอลัมน์เป็นเพียงขั้นตอนแรก แต่เป็นสิ่งสำคัญอย่างแน่นอน
คุณใช้ Excel บ่อยไหม? อะไรคือเคล็ดลับที่คุณชื่นชอบที่คุณต้องการแบ่งปันกับผู้อื่น? บอกเราถึงวิธีพัฒนาทักษะ Excel ของเราในส่วนความคิดเห็นด้านล่าง
