ดังที่คุณอาจทราบ (โดยเฉพาะถ้าคุณอ่านคำแนะนำก่อนหน้านี้) คุณสามารถกำหนดค่าการแทนที่ข้อความที่กำหนดเองบน Mac ตัวอย่างเช่นหากคุณพิมพ์วลี“ แจ้งให้เราทราบหากคุณมีคำถามใด ๆ ” บ่อยครั้งคุณสามารถใช้ทางลัดเช่น“ lmk” เพื่อวางข้อความนั้นโดยไม่ต้องพิมพ์ทั้งหมด ฉันได้ตั้งค่าทางลัดเหล่านี้เป็นการส่วนตัวเนื่องจากฉันต้องส่งคำแนะนำเดิมซ้ำแล้วซ้ำอีกให้กับคนอื่น นี่ช่วยฉันได้หลายครั้ง! และทางลัดเหล่านี้ทำงานได้ทั่ว Mac: ใน Mail, ใน Pages, ใน Outlook …
…รอจริง ๆ แล้วพวกเขาไม่ทำงานใน Outlook อีกต่อไป ขอขอบคุณการอัปเดตล่าสุดของ Microsoft Office โปรแกรมในชุดนั้น (เช่น Outlook, Word และ Excel) ไม่เคารพทางลัดที่คุณเพิ่มใน การตั้งค่าระบบ> คีย์บอร์ด> ข้อความ ซึ่งเป็นคนเกียจคร้านถ้าคุณขึ้นอยู่กับ ที่สำหรับการส่งอีเมลคนอย่างรวดเร็ว
ข่าวดีก็คือแอป Office มีฐานข้อมูลการแทนที่ข้อความของตัวเองซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของคุณสมบัติการแก้ไขอัตโนมัติ หากคุณได้เพิ่มทางลัดการแทนที่ข้อความไปยัง macOS ในการตั้งค่าระบบคุณจะต้องป้อนใหม่สำหรับ Office แต่เนื่องจากแอป Office ทั้งหมดแชร์ฐานข้อมูลการแทนที่ข้อความแบบรวมคุณจะต้องทำเพียงครั้งเดียว . ดังนั้นเรามาดูวิธีการใช้การแทนที่ข้อความใน Office for Mac! เรากำลังใช้ Outlook สำหรับภาพหน้าจอตัวอย่างของเรา แต่ขั้นตอนจะเหมือนกันในแอป Office อื่น ๆ เช่น Word
การแทนที่ข้อความใน Office สำหรับ Mac
- เปิดตัวเลือก Outlook หรือ Office for Mac ของคุณ คุณจะพบแอพใน Dock ตามค่าเริ่มต้นหรือคุณสามารถตรวจสอบโฟลเดอร์ Applications โดยเลือก Finder และใช้แป้นพิมพ์ลัด Shift-Command-A หรือตัวเลือกแถบเมนูไป > แอปพลิเคชัน
- เมื่อเปิดใช้งาน Outlook (หรือแอป Office ของคุณ) ให้เลือก Outlook> ค่ากำหนด จากเมนูด้านบน
- จากหน้าต่างการตั้งค่าที่ปรากฏขึ้นให้เลือก แก้ไขอัตโนมัติ
- ในหน้าต่างแก้ไขอัตโนมัติให้คลิกที่ ไอคอน เครื่องหมาย บวก ที่มุมล่างซ้ายเพื่อเพิ่มรายการใหม่ จากนั้นพิมพ์ทั้งทางลัดที่คุณต้องการใช้ (เช่น“ lmk”) และข้อความที่คุณต้องการแทนที่ทางลัดนั้น (เช่น“ แจ้งให้เราทราบหากคุณมีข้อสงสัย!”)
- เมื่อคุณเพิ่มทางลัดการเปลี่ยนข้อความเสร็จแล้วให้ปิดหน้าต่างแก้ไขอัตโนมัติและทดสอบทางลัดการแก้ไขอัตโนมัติของคุณโดยพิมพ์หนึ่งในอีเมลหรือเอกสาร หลังจากพิมพ์ทางลัดและกดแป้นเว้นวรรคข้อความแทนที่ของคุณควรจะแสดงโดยอัตโนมัติ
ดังที่ฉันได้บันทึกไว้การเปลี่ยนแปลงนี้จะเผยแพร่ไปยังโปรแกรม Office อื่น ๆ ดังนั้นเมื่อคุณกำหนดค่าการแทนที่ข้อความใน Outlook การเปลี่ยนแปลงจะทำงานใน Word, Excel และ PowerPoint ฉันหมายความว่าฉันไม่รู้ว่าทำไมฉันต้องป้อนอัตโนมัติ“ แจ้งให้เราทราบหากคุณมีคำถามใด ๆ ” ในงานนำเสนอ PowerPoint แต่อย่างน้อยฉันก็มีตัวเลือกให้ทำเช่นนั้น!
สุดท้ายโปรดจำไว้ว่าเมื่อคุณตั้งค่าทางลัดการแก้ไขข้อความอัตโนมัติแอป Office ของคุณจะแทนที่อักขระเหล่านั้นโดยอัตโนมัติด้วยวลีที่คุณกำหนดในเกือบทุกบริบท ดังนั้นควรระมัดระวังเมื่อสร้างทางลัดเหล่านี้เพื่อที่คุณจะไม่ใช้ชุดตัวอักษรทั่วไป (เช่น FYI, LLC, ฯลฯ ) เว้นแต่แน่นอนว่าคุณต้องการให้ตัวย่อเหล่านั้นขยายหรือแทนที่
