วิธีการ: ใช้ google gmail เป็นวิธีแก้ปัญหาแผนกช่วยเหลือของคุณ

บริการ Gmail ของ Google เป็นโซลูชันอีเมลทางเว็บที่ทรงพลังอย่างแท้จริง และมันง่ายที่จะสมมติว่ามันเหมาะสมที่สุดกับอีเมล์ และใช่มันเป็น แต่เมื่อคุณคิดนอกกรอบเล็กน้อยคุณสามารถเรียนรู้วิธีทำให้ Gmail ใช้สำหรับสิ่งที่คุณอาจไม่ได้คิด

Gmail สามารถใช้เป็นวิธีแก้ปัญหาฟรีสำหรับแผนกช่วยเหลือของ บริษัท ของคุณได้หรือไม่?

โซลูชันช่วยเหลือแบบดั้งเดิม

แนวคิดเบื้องหลังโซลูชัน Help Desk คือการยอมรับคำขอเข้ามาจากลูกค้าและอนุญาตให้พนักงานตอบและจัดการคำขอเหล่านั้น คุณสมบัติทั่วไปจะมีหลายแผนกหมายเลขตั๋วหรืออาจเป็นฐานความรู้สำหรับคำตอบที่ผ่านมา ซอฟต์แวร์ดังกล่าวมีตั้งแต่ระดับพื้นฐานไปจนถึงระดับค่อนข้างสูงและมักจะเป็นแบบเว็บ

วิธีแก้ปัญหาบางอย่างอาจรวมถึง Kayako eSupport หรือ IssueTrak เพื่อแก้ปัญหาฟรีเช่น Help Desk Lite ไซต์ที่เรียกว่ารายการ Helpdesk ของรายการโอเพ่นซอร์สจะแสดงรายการ (ตามที่คุณอาจเดาได้) วิธีใช้โซลูชันแผนกช่วยเหลือโอเพนซอร์ส

โดยทั่วไปโซลูชันประเภทนี้จะมีวิธีการส่งอีเมลไปยังที่อยู่อีเมลเฉพาะลงในระบบตั๋ว ดังนั้นลูกค้าส่งอีเมลมันมาถึงในกล่องอีเมลจากนั้นถูกส่งไปยังระบบจองตั๋วกำหนดหมายเลขตั๋วและนั่งรอคิวสำหรับการจัดการโดยพนักงานของ บริษัท

หากนี่คือที่อยู่อีเมลสาธารณะสิ่งนี้จะเปิดปัญหาขยะขึ้นมา และการแก้ปัญหาฝั่งเซิร์ฟเวอร์อาจจัดการกับจดหมายขยะที่เข้ามาไม่ดีนัก

ตกลง แต่ Gmail

Gmail นั้นเป็นระบบอีเมลทางเว็บฟรี แต่มีบางสิ่งเกิดขึ้น:

ว่าง.
มันภูมิใจตรวจจับสแปมและกรอง
มันมีวิธีที่ยอดเยี่ยมในการจัดระเบียบและติดฉลากข้อความที่เข้ามา
หัวข้อการสนทนาจะถูกจัดกลุ่มโดยอัตโนมัติทำให้แต่ละคำของ่ายต่อการติดตามจนกระทั่งการแก้ไข

ดังนั้นเราจะใช้ Gmail กับสิ่งนี้อย่างไร

สิ่งแรกที่คุณต้องทำคือประเมินความต้องการซอฟต์แวร์ช่วยเหลือของคุณ คุณมีหลายแผนกหรือไม่ คุณต้องกำหนดหมายเลขตั๋วอย่างแน่นอนหรือไม่? คุณต้องการฐานความรู้หรือไม่?

หากคุณต้องการหมายเลขตั๋วที่กำหนด? Gmail ไม่สามารถช่วยคุณได้ Gmail ไม่มีวิธีการสร้างฐานความรู้สำหรับการสอบถามในอดีตเช่นเดียวกัน แต่นั่นไม่ได้หมายความว่าคุณไม่สามารถสร้างคำถามที่พบบ่อยหรือฐานความรู้แยกต่างหาก

สมมติว่าคุณต้องการใช้ Gmail สร้างบัญชี Gmail และลองใช้ชื่อสำหรับบัญชีที่มีความหมายเท่าที่คุณจะทำได้ คุณอาจต้องการสร้างบัญชี Gmail หลายบัญชีเพื่อให้แต่ละแผนกใน บริษัท ของคุณสามารถเป็นเจ้าของได้ ตัวเลือกนี้ขึ้นอยู่กับความต้องการของคุณอีกครั้ง หาก บริษัท ของคุณมีขนาดเล็กคุณอาจมีบุคคลหนึ่งที่แยกข้อความขาเข้าออกเป็นแผนกที่เหมาะสม (เช่นเลขานุการ) หรือบางทีจำนวนคนในกลุ่มของคุณมีขนาดเล็กดังนั้นพวกคุณสามารถเห็นด้วยกับวิธีการจัดระเบียบข้อความในบัญชี อย่างไรก็ตามหากคุณมีคำขอจำนวนมากคุณอาจต้องการตั้งค่าบัญชี Gmail หลายบัญชี

คุณจะต้องการตั้งค่าการแจ้งเตือนวันหยุดใน Gmail อย่างไรก็ตามคุณจะไม่ใช้เป็นประกาศวันหยุด คุณจะใช้มันเป็นการรับทราบตั๋วอัตโนมัติที่เข้ามา วิธีบอกลูกค้าของคุณว่าใช่ได้รับข้อความของพวกเขา หากต้องการตั้งค่านี้ไปที่การตั้งค่า เลือกปุ่มตัวเลือกเพื่อเปิดการตอบกลับขณะลาพักร้อนจากนั้นพิมพ์ข้อความที่คุณต้องการส่ง

คุณจะต้องตั้งค่าบัญชีอีเมลในโดเมนของคุณเองเพื่อจุดประสงค์ในการทำหน้าที่เป็นที่อยู่อีเมลสาธารณะของคุณ คุณอาจไม่ต้องการให้ลูกค้าของคุณส่งอีเมลถึงคุณตามที่อยู่ GMAIL.COM เพราะอาจทำให้แนวคิดเรื่องความไม่เป็นมืออาชีพ ดังนั้นตั้งค่าบัญชีอีเมลของคุณและใช้ Gmail เป็นไคลเอนต์อีเมลของคุณเพื่อหยิบอีเมลจากเซิร์ฟเวอร์ของคุณ ในการทำเช่นนั้นไปที่การตั้งค่า -> บัญชี ใต้ "รับจดหมายจากบัญชีอื่น" เลือก "เพิ่มบัญชีอีเมลอื่น" คุณจะได้รับป๊อปอัพที่คุณสามารถป้อนที่อยู่อีเมลที่คุณต้องการให้ Gmail ตรวจสอบ จากนั้นคุณจะป้อนชื่อผู้ใช้รหัสผ่านและที่อยู่เซิร์ฟเวอร์สำหรับการเชื่อมต่อ POP3 ไปยังบัญชีอีเมลนั้น ฉันขอแนะนำให้คุณเลือกให้ Gmail ลบข้อความออกจากเซิร์ฟเวอร์เมื่อดาวน์โหลดไปยัง Gmail แล้ว

ถัดไปและจากแท็บการตั้งค่า -> บัญชีคุณจะต้องทำให้ที่อยู่อีเมลของคุณเป็นอีเมลขาออก หากคุณไม่มีอีเมลทั้งหมดที่คุณส่งจาก Gmail จะมี Gmail.com เป็นที่อยู่ผู้ส่ง ดังนั้นป้อนอีเมล บริษัท ของคุณใน Gmail เป็นรายการภายใต้“ ส่งอีเมลเป็น” Gmail จะส่งรหัสยืนยันไปยังที่อยู่อีเมลนี้ ดึงรหัสนั้นจากอีเมลที่คุณได้รับเสียบเข้ากับ Gmail และจากนั้นคุณสามารถส่งอีเมลจาก Gmail โดยใช้บัญชีนั้น ตั้งที่อยู่ใหม่นี้เป็นบัญชีอีเมลเริ่มต้นของคุณ

เมื่อดำเนินการเสร็จแล้วจะไม่มีใครสามารถบอกได้ว่าคุณกำลังใช้งาน Gmail เว้นแต่ว่าพวกเขาขุดลงในส่วนหัวของอีเมล

ถัดไปคุณจะต้องตั้งค่าป้ายกำกับซึ่งคุณจะใช้เพื่อจัดระเบียบข้อความ บางทีป้ายกำกับสำหรับแต่ละแผนก บางทีป้ายกำกับว่าข้อความได้รับการจัดการส่งต่อหรือยังคงรอการตอบกลับอยู่ ป้ายกำกับที่คุณสร้างขึ้นอยู่กับคุณ แต่วางแผนไว้ล่วงหน้าเพราะเป็นป้ายกำกับที่จะเปลี่ยน Gmail ให้กลายเป็นแพลตฟอร์มที่ได้รับการจัดระเบียบสำหรับข้อความขาเข้าแทนที่จะเป็นข้อสงสัยจำนวนมาก

คุณยังสามารถใช้ประโยชน์จากตัวกรองของ Gmail เพื่อจัดระเบียบข้อความของคุณให้ดียิ่งขึ้น

ลูกค้าควรส่งคำขออย่างไร

ตัวเลือกหลักสองตัวเลือกคือการใช้แบบฟอร์มบนเว็บหรือเผยแพร่ที่อยู่อีเมลบนเว็บไซต์ของคุณโดยตรง เห็นได้ชัดว่าถ้าคุณเผยแพร่ที่อยู่โดยตรงที่อยู่นั้นมีโอกาสมากที่แมงมุมจะถูกหยิบขึ้นมาและวางไว้ในรายการสแปม อย่างไรก็ตามการกรองสแปมของ Gmail นั้นยอดเยี่ยมและคุณไม่น่าจะได้รับสแปมจำนวนมากในกล่องจดหมายของคุณ

หากใช้แบบฟอร์มโปรดระวังอย่าเขียนโค้ดหัวเรื่องอีเมลลงในอีเมล ความสามารถในการเธรดของ Gmail เป็นหนึ่งในสิ่งที่ทรงพลังที่ทำให้เป็นโซลูชันช่วยเหลือที่เหมาะสมและหัวเรื่องที่เหมือนกันจะจัดกลุ่มทุกอย่างเป็นเท็จ ดังนั้นคุณต้องแน่ใจว่าลูกค้าสามารถสร้างหัวเรื่องของตนเองเมื่อส่งคำขอให้คุณ

มาดูกันดีกว่า Gmail

Gmail นั้นยอดเยี่ยม แต่โซลูชันอื่น ๆ ของ Google ยังทำให้ Google เป็นแพลตฟอร์มที่ยอดเยี่ยมสำหรับความต้องการด้านการสื่อสารทางธุรกิจของคุณ ตัวอย่างเช่นการตั้งค่าบัญชี Gmail ยังตั้งค่าการเข้าถึงสำหรับ Google ปฏิทิน (ซึ่งสามารถใช้เป็นปฏิทินของ บริษัท เช่นเดียวกับการแจ้งเตือนงาน) คุณสามารถใช้ Google เอกสารเพื่อจัดเก็บเอกสารเกี่ยวกับวิธีจัดการคำขอบางประเภทที่อาจมาจากลูกค้า คุณสามารถใช้ Google Chat เพื่อแชทระหว่างพนักงาน คุณสามารถใช้ Google Sites เป็นอินทราเน็ตขององค์กรจัดเก็บขั้นตอนของ บริษัท และเอกสารอื่น ๆ ได้ทางเว็บ Google Groups สามารถใช้เป็นรายการอีเมลส่วนตัวสำหรับทั้ง บริษัท ได้

ดังนั้นคุณสามารถเห็นได้ว่าบริการฟรีของ Google สามารถสร้างโซลูชันที่ยอดเยี่ยมสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก คุณต้องคิดนอกกรอบสักหน่อย ????