ใช้สิ่งที่แนบเหตุการณ์ในแอปเปิ้ลปฏิทินเพื่อเตรียมการประชุมใหญ่

แอพปฏิทินของ Apple สำหรับ macOS และ iOS เป็นเครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพและกำหนดเวลาที่สะดวกสำหรับผู้ใช้หลายคน ขอบคุณอินเทอร์เฟซใหม่ทั้งหมดและการรวมเข้ากับแอพอื่น ๆ เช่น Mail ทำให้การเพิ่มและจัดการกิจกรรมของคุณในปฏิทินทำได้ง่ายอย่างไม่น่าเชื่อ
แต่บางครั้งเหตุการณ์เป็นมากกว่าการประชุมแบบสแตนด์อโลน วัสดุเสริมหรือเตรียมความพร้อมเช่นวาระบันทึกย่อสไลด์นำเสนอและการวิจัยหัวข้อมักจะแจกจ่ายให้กับผู้เข้าร่วมประชุมล่วงหน้าของเหตุการณ์หรือการประชุม แทนที่จะค้นหาอีเมลของคุณว่าเจ้านายของคุณส่ง PDF อย่างเมามันเมื่อกำหนดการประชุมเป็นครั้งแรกเมื่อสองสัปดาห์ที่ผ่านมาแอปปฏิทินช่วยให้คุณเพิ่มสิ่งที่แนบมากับกิจกรรมของคุณได้จริง ๆ อันที่จริงแล้วการเพิ่มสิ่งที่แนบมากับเหตุการณ์ในปฏิทินอาจจะเป็นตัวเปลี่ยนเกมสำหรับวิธีที่คุณเตรียมและจัดระเบียบข้อมูลดังนั้นนี่คือลักษณะโดยย่อของวิธีการทำงาน

สิ่งที่แนบมากับเหตุการณ์ในปฏิทิน

ในการเริ่มต้นใช้งานให้เปิดแอป Calendar บน Mac ของคุณซึ่งเป็นค่าเริ่มต้นที่ Dock หรือหากคุณย้ายไปไว้ในโฟลเดอร์ Applications

เมื่อแอปพลิเคชันปฏิทินเปิดใช้งานแล้วให้นำทางไปยังวันที่ของเหตุการณ์ที่คุณต้องการเพิ่มไฟล์แนบหรือสร้างกิจกรรมใหม่ตามต้องการ เมื่อสร้างกิจกรรมแล้วให้ดับเบิลคลิกเพื่อเปิดคุณสมบัติของกิจกรรม หากคุณอยู่ในมุมมองแบบ วัน ในปฏิทินจะมีลักษณะดังนี้:

สำหรับมุมมอง สัปดาห์ และ เดือน คุณจะเห็นคุณสมบัติเหตุการณ์ในหน้าต่างป๊อปอัปแทน:

ให้ดูที่ด้านล่างของคุณสมบัติสำหรับกล่องข้อความที่มีข้อความ เพิ่มหมายเหตุ, URL หรือไฟล์แนบ คลิกหนึ่งครั้งในพื้นที่นี้เพื่อเปิดเผยปุ่ม เพิ่มไฟล์แนบ

การเลือกปุ่มนี้จะเป็นการเปิดหน้าต่างการเลือกไฟล์ที่คุ้นเคย เพียงนำทางไปยังตำแหน่งบน Mac, iCloud หรืออุปกรณ์จัดเก็บข้อมูลภายนอกที่มีไฟล์หรือไฟล์อยู่ เลือกพวกเขาและคลิก เปิด

ในตัวอย่างของฉันฉันได้เพิ่ม PDF ของบันทึกย่อการประชุมในเหตุการณ์ปฏิทินของฉัน อย่างไรก็ตามคุณสามารถเพิ่มไฟล์ประเภทใดก็ได้รวมถึงงานนำเสนอ PowerPoint คลิปวิดีโอ MP4 และไฟล์ฐานข้อมูล อย่างไรก็ตามหากไฟล์แนบของคุณมีขนาดใหญ่เป็นพิเศษคุณอาจต้องการอัปโหลดไฟล์ไปยังบริการแชร์ไฟล์จากนั้นวาง URL ไปยังไฟล์ที่แชร์ในหน้าต่างคุณสมบัติไฟล์แนบแทน นี่จะทำให้ขนาดโดยรวมของฐานข้อมูลกิจกรรมในปฏิทินเหลือน้อยและปรับปรุงประสิทธิภาพการซิงค์ของข้อมูลปฏิทินระหว่างอุปกรณ์ Apple ของคุณ

หากไฟล์ที่คุณแนบเข้ากันได้กับแอปพลิเคชั่นบน Mac ของคุณคุณสามารถดับเบิลคลิกได้จากหน้าต่างคุณสมบัติเหตุการณ์ปฏิทินเพื่อเปิดขึ้นมา

สิ่งที่ต้องจำไว้

ก่อนที่คุณจะเริ่มติดทุกสิ่งบน Mac ของคุณกับกิจกรรมในแอปปฏิทินต่อไปนี้เป็นสิ่งที่ควรคำนึงถึง
หากคุณแนบไฟล์ไปยังกิจกรรมในปฏิทินและจากนั้นลบกิจกรรมนั้นในภายหลังมันจะลบสำเนาของไฟล์ที่คุณแนบ แอปปฏิทินจะเตือนคุณด้วยกล่องยืนยันก่อนที่จะให้คุณลบเหตุการณ์ที่มีสิ่งที่แนบมา แต่ให้แน่ใจว่าไฟล์สำคัญใด ๆ ยังคงถูกสำรองไว้ในตำแหน่งเดิมก่อนที่จะลบกิจกรรมในปฏิทินที่เกี่ยวข้อง

ข้อที่สองตามที่กล่าวไว้ก่อนหน้าสิ่งที่แนบมาของเหตุการณ์ในปฏิทินจะซิงค์โดยอัตโนมัติผ่าน iCloud ซึ่งหมายความว่าคุณยังคงสามารถเข้าถึงเนื้อหาที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมได้อย่างรวดเร็วและสะดวกแม้ในขณะเดินทาง

ตราบใดที่คุณเปิดใช้งานการซิงค์ iCloud เพียงเปิดแอพปฏิทินบน iPhone หรือ iPad ของคุณนำทางไปยังวันที่ของเหตุการณ์และแตะเพื่อดูสิ่งที่แนบที่คุณเพิ่ม เช่นเดียวกับใน macOS หากรูปแบบไฟล์แนบเข้ากันได้กับแอปพลิเคชั่น iOS ที่ติดตั้งคุณสามารถแตะเพื่อเปิดและดู
โปรดจำไว้ว่าสิ่งที่แนบมากับปฏิทินนั้นเกี่ยวกับความสะดวกสบายและองค์กรเป็นหลักในการเตรียมกิจกรรม พวกเขาไม่จำเป็นต้อง "สำรองข้อมูล" โดยเฉพาะเมื่อพูดถึงปฏิทินและอุปกรณ์ที่ใช้ร่วมกัน ดังนั้นตรวจสอบให้แน่ใจว่าไฟล์ต้นฉบับนั้นปลอดภัยบน Mac ของคุณหลังจากที่คุณเพิ่มสำเนาของไฟล์เหล่านั้นในกิจกรรมในปฏิทินของคุณ